Die Schweiz im Global Payroll Complexity Index Report 2023 von Alight: Dritter Platz im globalen Ranking der komplexesten Lohn- und Gehaltsabrechnungen

By Floris van Heijst, VP DACH bei Alight

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Global Payroll Complexity Index Report 2023

Für die Lohnabrechnung zuständige Teams werden mit sich ständig ändernden oder neuen Gesetzen und Bestimmungen ihres Landes konfrontiert und müssen daher stets flexibel reagieren und sich anpassen können. Für Unternehmen ist es daher entscheidend, immer auf dem Laufenden zu bleiben, den Überblick zu bewahren und über die richtigen (digitalen) Hilfsmittel für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verfügen, um Fehler zu vermeiden und auf lange Sicht erfolgreich zu sein.

Alight listet alle zwei Jahre die 40 Länder mit der höchsten Komplexität in der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf. Dabei werden fast 200 Länder in einer Vergleichsstudie berücksichtigt, in denen Alight Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführt. Der Fokus der Studie liegt auf entscheidenden Faktoren wie Steuerbestimmungen, Pflichtabzügen, Sozialversicherungsbeiträgen und Meldepflichten der einzelnen Länder. Das Ziel des Index-Reports ist es, die wichtigsten Trends und Herausforderungen, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung weltweit beeinflussen, zu veranschaulichen und moderne Lösungen zu präsentieren. Auf diese Weise wird Unternehmen verdeutlicht, wie wichtig es ist, in unserer heutigen Zeit – einer Zeit, die von Schnelllebigkeit und permanentem Wandel bestimmt ist – offen für Veränderungen zu sein, proaktiv zu handeln und Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse ständig anzupassen.

Den Ergebnissen der Studie zufolge gestaltet sich die Payroll in den führenden 10 Ländern im Verhältnis zu den anderen untersuchten Ländern um 29 % komplexer. Unter den Top 10 der diesjährigen Rangliste befinden sich – in dieser Reihenfolge – Frankreich, Deutschland, die Schweiz, Italien, Kanada, Polen, die Türkei, die Niederlande, Belgien und die Slowakei. Dem Global Payroll Complexity Index (GPCI) Report 2023 zufolge unterscheiden sich diese überwiegend europäischen Länder von den übrigen 30 vertretenen Ländern vor allem durch diese drei Faktoren:

obligatorische Steuerabzüge
die Berücksichtigung von Sozialversicherungsbeiträgen
bestimmte Arten gesetzlicher Meldepflichten

Insgesamt variiert die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bis zu 91 % zwischen den erfassten Ländern im Index. Auf den letzten Plätzen befinden sich im Übrigen Argentinien, Japan, Hongkong und Saudi-Arabien (Platz 40).

Flexible und automatisierte Lösungen sind im Bereich der Entgeltabrechnung erforderlich, um die zunehmende Komplexität in den 10 wichtigsten Ländern zu bewältigen. Diese sorgen für transparente Verfahren und die einwandfreie Einhaltung der geltenden Vorschriften. Die Anwendung digitaler Lösungen, wie z. B. die Digitalisierung der Berichterstattung an Ämter und Behörden, kann wesentlich zur Reduzierung der Komplexität beitragen. Um die landesspezifischen Herausforderungen zu bewältigen, sind Fachkenntnisse und individuelle Lösungen erforderlich, die auf das jeweilige Land zugeschnitten sind. Wer in einem sich schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig bleiben will, muss offen für Innovationen bleiben. Die ersten 10 Länder der GPCI-Rangliste sind zudem technologisch fortgeschrittene Märkte. Daher müssen Unternehmen, die dort tätig sind, ebenso flexibel und wandlungsfähig sein.

Die Schweiz auf Platz 3 im Ranking der komplexesten Payroll-Länder

Beim letzten GPCI-Report von Alight im Jahr 2021 lag das mitteleuropäische Land der Finanzen mit dem 8. Platz gerade so unter den Top 10. Nur zwei Jahre später landet die Schweiz nun mit einem immensen Komplexitätszuwachs sogar unter den Top 3. Alles Käse? Von wegen!

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Schweiz ist mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden, angefangen bei der Bewältigung von drei Sprachen bis hin zu den unterschiedlichen Vorschriften in den 26 Kantonen des Landes.

Die Komplexität des Sozialversicherungssystems verstärkt diese Herausforderungen noch, und auch die manuelle Meldepflicht und die umfangreichen Dokumentationspflichten sorgen für eine zusätzliche Ebene an Komplexität. Für Lohnbuchhaltungsunterlagen gilt beispielsweise eine steuerliche Aufbewahrungspflicht von fünf bis zehn Jahren, damit die Unterlagen bei Betriebsprüfungen eingesehen werden können.

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Eine weitere Hürde stellt der Standort eines Steuerzahlers (Wohnort/Arbeitsort) dar. Einkommenssteuern werden auf drei verschiedenen Ebenen erhoben: auf Bundesebene (die in der ganzen Schweiz gleich ist), auf kantonaler Ebene (die innerhalb eines bestimmten Kantons gleich ist und auf dem kantonseigenen Steuergesetz und den kantonalen Steuersätzen beruht) und auf Gemeindeebene (die Gemeinden folgen dem kantonalen Steuergesetz, haben aber das Recht, ihren eigenen kommunalen Steuersatz im Rahmen bestimmter Parameter festzulegen). Grundsätzlich darf ausschließlich der Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers das Arbeitseinkommen besteuern, es sei denn, das Arbeitsverhältnis wird in einem anderen Staat ausgeübt. Nach dem so genannten Arbeitsortprinzip darf der Staat, in dem die Arbeitstätigkeit physisch ausgeübt wird, die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit besteuern. Die Schweiz hat zudem die Besteuerung von Auslandspendlern mit ihren Nachbarländern sehr unterschiedlich geregelt, sodass sich etliche Individualfälle bei den Steuerabzügen ergeben können.

Das Sozialversicherungssystem ist hingegen deutlich vereinfacht aufgebaut, da die Grundlagen der Sozialversicherung in der Schweizerischen Bundesverfassung festgelegt sind.

Weitere Faktoren, die erheblich zur Erhöhung der Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse beitragen, sind Änderungen von Steuermodellen (ab 2021) sowie bei der Sozialversicherungslogik im Jahr 2023, unterschiedliche Intervalle für die Berichterstattung an die Regierung (je nach Art des Berichts kann dies monatlich, vierteljährlich, jährlich oder jedes zweite Jahr erforderlich sein) sowie die Pflicht zur Meldung von Daten über Neueinstellungen oder Austritte. Hierbei müssen sowohl das Finanzamt als auch die Sozialversicherung informiert werden. Die meisten Unternehmen erkennen zudem Gewerkschaften und/oder Tarifverträge an, was einen weiteren zu beachtenden Faktor in Sachen Steuern darstellt.

Die wesentlichen Ergebnisse des GPCI 2023 auf einen Blick

Die Daten, die im Global Payroll Complexity Index 2023 zu finden sind, zeigen, wie wichtig ein zukunftsorientierter und vorausschauender Ansatz für Unternehmen ist, um komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu bewältigen.

Durch die Automatisierung manueller Prozesse lässt sich die Compliance (Einhaltung von Vorschriften) verbessern, es können Fehler vermieden und die Komplexität der Gehaltsabrechnung gemeistert werden. Ein proaktiver Ansatz kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken, die Effizienz der Payroll zu verbessern und Compliance-Risiken zu verringern.

Außerdem ist es wichtig, ein robustes Gehaltsabrechnungssystem aufzubauen, vertrauensvoll mit externen Beratern zusammenzuarbeiten und flexible Lösungen zu nutzen, um sich an unkontrollierbare Faktoren anzupassen. Digitalisierung und der Einsatz datengesteuerter Strategien hilft Unternehmen dabei, die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung autonomer zu bewältigen und gleichzeitig mehr Wachstum zu generieren.

Know-how und maßgeschneiderte Lösungen sind entscheidend für die Einhaltung komplexer gesetzlicher und gesellschaftlicher Vorgaben. Der Schlüssel zur effektiven Verwaltung komplexer Payroll-Systeme angesichts der sich ständig ändernden Vorschriften und gesetzlichen Anforderungen sind Innovation und Fachwissen.

Mit anderen Worten:

"Unternehmen, die ihre Payroll-Prozesse effektiv verwalten möchten, müssen die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Griff haben. Durch die Steuerung kontrollierbarer Faktoren und den Aufbau von Resilienz gegenüber unkontrollierbaren Variablen lassen sich Risiken mindern und die Effizienz steigern.“

2023 Global Payroll Complexity Index Report

Wie hoch ist die Komplexität der Payroll in Ihrem Land? Der Alight GPCI bewertet 40 Länder nach ihrer Komplexität bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Schweiz im Global Payroll Complexity Index Report 2023 von Alight: Dritter Platz im globalen Ranking der komplexesten Lohn- und Gehaltsabrechnungen

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2023 Global Payroll Complexity Index Report

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