Deutschland im Global Payroll Complexity Index Report 2023: Zweiter Platz im Ranking der komplexesten Lohn- und Gehaltabrechnungen

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In der Welt der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind Verantwortliche einem ständigen Wandel ausgesetzt. Einen Leitfaden auf diesem Gebiet bietet Alights Global Payroll Complexity Index (GPCI), der auch im Jahr 2023 Unternehmen wieder länderübergreifend und umfassend dabei hilft, Weitblick zu bewahren sowie Probleme zu erkennen und Lösungen zu identifizieren.

Payroll-Teams werden mit sich ständig ändernden oder neue Gesetzen und Vorschriften konfrontiert und müssen Flexibilität und Anpassung beweisen. Den Überblick nicht zu verlieren, auf dem Laufenden zu bleiben und stets die richtigen Tools zur Bearbeitung der Entgeltabrechnung zur Hand zu haben kann für Unternehmen entscheidend dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und langfristig erfolgreich zu bleiben.

2023 Global Payroll Complexity Index Report

Wie hoch ist die Komplexität der Payroll in Ihrem Land? Der Alight GPCI bewertet 40 Länder nach ihrer Komplexität bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Der hoch angesehene GPCI-Bericht beleuchtet die weltweiten Herausforderungen und Trends in der Lohnabrechnung. Deutschland ist im diesjährigen Index vom vierten (2021) auf den zweiten Platz geklettert und befindet sich damit gleich hinter dem Spitzenreiter Frankreich, der seinen Platz auf dem ersten Rang seit dem letzten Bericht von vor zwei Jahren beibehält.

Der GPCI bewertet alle zwei Jahre 40 Länder anhand verschiedener Faktoren, die die Komplexität von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen beeinflussen. Der Studie zufolge ist die Entgeltabrechnung in den Ländern auf den ersten 10 Plätzen um 29 % komplexer als in den anderen untersuchten Ländern. Unter den Top 10 im diesjährigen Ranking finden wir Frankreich, Deutschland, die Schweiz, Italien, Kanada, Polen, die Türkei, die Niederlande, Belgien und die Slowakei in dieser Reihenfolge. Drei Hauptfaktoren unterscheiden diese Länder laut dem Bericht von den anderen 30 Ländern im Index: Obligatorische Steuerabzüge, die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge sowie Formen behördlicher Berichtspflichten. Den Abschluss der Rangliste bilden Japan, Hongkong und Saudi-Arabien auf dem 40. Platz.

Die hohe Platzierung Deutschlands spiegelt die Komplexität der deutschen Entgeltabrechnung wider, die durch eine vielschichtige Gesetzgebung und verschiedene Beschäftigungsstrukturen geprägt ist. In diesem Blogeintrag werden wir uns näher mit den Faktoren befassen, die zu diesem Ranking beigetragen haben und auch die Herausforderungen betrachten, denen Unternehmen bei der Payroll-Verarbeitung in Deutschland gegenüberstehen.

Insights, Herausforderungen und Lösungen für weniger Komplexität bei der Lohnabrechnung

Immer komplexer werdende Payroll-Prozesse können sich negativ auf Betriebe auswirken: Eine höhere Arbeitsbelastung für die Lohnabteilungen, ein höheres Fehlerrisiko, Nichteinhaltung von Vorschriften sowie potenziell geringere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung können die Folge sein.

Zudem ändern Regierungen ihre Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung stetig. Als Folge müssen Unternehmen ihre Lohnabrechnungen kontinuierlich anpassen. Moderne Technologien und effiziente Datenverarbeitung sind Voraussetzungen, um Fehler bei der Entgeltabrechnung zu vermeiden und auf diese Veränderungen reagieren zu können. Der Bericht betont die Risiken fehlender Investitionen in solche Technologien und Ressourcen, einschließlich schlechterer betrieblicher Leistung und geringerer Nettogewinne.

Aktuelle Trends zeigen eine steigende Nachfrage nach Informationen bezüglich der Lohn- und Gehaltsdaten in der HR-Abteilung und anderen Betriebsbereichen. Unternehmen müssen die neuesten Änderungen im Arbeitsrecht kennen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um die Bestimmungen einzuhalten und Genauigkeit zu gewährleisten.

Um die Komplexität in den Top 10 Ländern zu bewältigen, sind agile und automatisierte Payroll-Lösungen erforderlich. Sie gewährleisten transparente Verfahren und die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Die Einführung digitaler Lösungen, wie die Digitalisierung von Berichten an Behörden, kann erheblich zur Reduktion dieser Komplexität beitragen. Fachwissen und auf das jeweilige Land maßgeschneiderte Lösungen sind erforderlich, um den spezifischen Herausforderungen gerecht zu werden. Die Bereitschaft zu Innovationen entscheidet darüber, welche Unternehmen auf einem schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig bleiben. Die 10 höchstplatzierten Länder im Ranking sind technologisch reife Märkte. Unternehmen, die in diesen Märkten tätig sind, müssen also anpassungsfähig und bereit für Änderungen sein.

Deutschland in Sachen Payroll-Komplexitätsgrad fast an der Spitze

Die Gründe für die herrschende Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland sind vielfältig. Wir fassen die wichtigsten Faktoren zusammen, die dazu geführt haben, dass Deutschland unter den 40 untersuchten Ländern mittlerweile fast an der Spitze steht, nur noch übertroffen von Frankreich. Im Jahr 2021, beim letzten GPCI-Bericht, befand sich Deutschland noch auf Rang 4 der Liste, wobei die Komplexität in diesen zwei Jahren um 2 % angestiegen ist. Deutschland zieht so mit der drittplatzierten Schweiz gleich. Hierzulande ist der Komplexitätsgrad der Lohnabrechnung damit um 72 % höher als in dem letztplatzierten Saudi-Arabien.

Einer der Gründe dafür ist die hohe Anzahl an Pflichtabzügen, also obligatorischen Steuerabzügen, für Arbeitnehmer in Deutschland. Zu diesen gehören die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag, die Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung und häufig noch weitere Abzüge. Außerdem spielt die unterschiedliche Zahlungshäufigkeit bei Angestellten gegenüber Arbeitern eine Rolle sowie die verglichen mit anderen Ländern hohe Anzahl der Datenfelder, die für die Payroll-Verarbeitung erforderlich sind.

Global Payroll Complexity Index Report 2023

Hinzu kommt, dass die Steuergesetze sich je nach Bundesland voneinander unterscheiden können und so keine bundesweite Einheiten bei der Lohnabrechnung herrscht. Neue Mitarbeiter müssen innerhalb von sechs Wochen nach Neueintritt bei verschiedenen Stellen angemeldet werden, wie bei der Sozialversicherung, bei der Unfallversicherung, bei der Krankenkasse und ggf. beim Gesundheitsamt. Dasselbe gilt für die Abmeldung der Personen, die das Unternehmen verlassen. Auch die Häufigkeit, mit der Reportings an den Gesetzgeber geleistet werden müssen, erhöht die Komplexität für Teams im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung. Einige Berichterstattungen werden für Unternehmen jeden Monat fällig. Dazu kommt die hohe Akzeptanz für Gewerkschaften und Tarifverträge in Deutschland und der Umstand, dass Entgeltabrechnungen und andere lohnrelevante Unterlagen vom Arbeitgeber mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Die wichtigsten Erkenntnisse des GPCI 2023 im Überblick

Die im Global Payroll Complexity Index 2023 aufbereiteten Informationen zeigen, wie wichtig ein vorausschauendes und zukunftsgerichtetes Vorgehen für Unternehmen bei der Verwaltung komplexer Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist.

Die Automatisierung manueller Prozesse kann dabei helfen, Vorschriften besser einzuhalten, Fehler zu vermeiden und die Komplexität der Entgeltabrechnung zu steuern. Eine proaktive Herangehensweise kann Unternehmen bei der Kostensenkung, der Verbesserung der Payroll-Effizienz und der Verringerung von Compliance-Risiken unterstützen.

Wichtig ist zudem der Aufbau einer robusten Lohn- und Gehaltsabrechnung, die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit externen Beratern und die Nutzung agiler Lösungen zur Anpassung an unkontrollierbare Faktoren. Durch datengestützte Strategien können Unternehmen die Payroll-Komplexität selbstständiger steuern und außerdem mehr Wachstum erzielen.

Fachwissen und maßgeschneiderte Lösungen sind zur Bewältigung komplexer behördlicher und gesellschaftlicher Strukturen entscheidend. Innovation und Fachwissen sind der Schlüssel zu einer effektiven Verwaltung komplexer Payroll-Systeme angesichts der sich stetig ändernden Bestimmungen und gesetzlichen Anforderungen.

Abschließend bleibt festzuhalten:

„Unternehmen, die ihre Payroll-Prozesse effektiv verwalten möchten, müssen die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Griff haben. Durch die Steuerung kontrollierbarer Faktoren und den Aufbau von Resilienz gegenüber unkontrollierbaren Variablen lassen sich Risiken mindern und die Effizienz steigern.“

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