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Parmi les dernières innovations technologiques, peu de sujets suscitent autant d’attention et de spéculations que l’intelligence artificielle (IA). Des voitures autonomes aux assistants numériques, l’IA s’est intégrée dans de nombreux aspects de la vie moderne. Cependant, au cœur de cette révolution technologique, un domaine demeure curieusement en retrait, celui des opérations de paie.
À une époque dominée par l’IA, on pourrait supposer que les organisations sont enclines à l’adopter pour traiter la paie, attirées par l’attrait de l’automatisation des processus qui promet efficacité, précision et économies de coûts. Cependant, la réalité est toute autre. Malgré son omniprésence dans notre quotidien et le potentiel de transformation entourant l’IA dans le monde du travail, l’utilisation de celle-ci dans les processus de paie reste étonnamment faible.
D’après une enquête récente menée par Alight dans le Rapport sur la complexité de la paie des entreprises en 2024, seulement 4 % des répondants utilisent actuellement l’IA dans leurs opérations de paie, et seulement 8 % prévoient de mettre en œuvre des capacités d’IA au cours des deux prochaines années.
Pourquoi l’IA s’intègre-t-elle difficilement dans le paysage de la paie ?
De nombreuses raisons propres à chaque organisation peuvent l’expliquer mais trois obstacles principaux peuvent être identifiés :
- Manque de connaissances – manque de connaissances et de compréhension sur la nature de l’IA, sur son fonctionnement et son impact potentiel sur la main-d’œuvre.
- Stratégie – incertitude quant à la façon dont l’IA s’intègre à la stratégie de l’entreprise et aux fonctions de paie qui en bénéficieraient le plus.
- Qualité et sécurité des données – préoccupations liées à la qualité et à la sécurité des données relatives à l'IA.
L'exploration approfondie de chacun de ces obstacles permettra de mieux appréhender les défis spécifiques entravant l'intégration de l'IA dans le paysage de la paie, ouvrant ainsi la voie à des solutions stratégiques et informatives.
Manque de connaissances
En tant que technologie émergente, il y a beaucoup de mystère autour de l’IA, et de nombreuses entreprises semblent peiner à développer une compréhension claire de sa nature et de son fonctionnement. Lors du récent « PAYO AI Webinar », auquel ont participé des experts de la paie, 47 % d'entre eux avouent tout simplement ne pas posséder suffisamment de connaissances sur l'utilisation de l'IA dans le contexte de la paie.
En effet, plus d'un tiers des travailleurs européens craignent de ne pas être en mesure de suivre l'évolution rapide de l'IA, tandis qu'environ un quart des travailleurs américains redoutent que l'automatisation alimentée par l'IA ne vienne supplanter leurs emplois au cours des cinq prochaines années. Ces appréhensions soulignent la nécessité pressante de démystifier l'IA et de fournir une formation approfondie afin de favoriser une adoption dans le traitement de la paie.
Qu’est-ce que l’IA et à quoi sert-elle ?
Il existe trois types d’IA :
- L’intelligence artificielle étroite (intelligence orientée vers les objectifs) – conçue pour effectuer des actions très spécifiques. Elle n’est pas capable d’apprendre de manière indépendante, et c’est le type d’IA auquel nous sommes le plus habitués : chatbots, reconnaissance faciale, assistants virtuels comme Siri et Alexa.
- L’Intelligence Artificielle à usage général (réplique les mécanismes humains) – plus complexe et conçue pour apprendre, penser et fonctionner à des niveaux humains. Parmi les exemples, citons les voitures autonomes ou le superordinateur Watson d’IBM.
- La super Intelligence Artificielle (au-delà de l’intelligence humaine) – n’existe pas actuellement mais pourrait émerger à l’avenir. Ce type d’IA pourrait, en théorie, non seulement être capable de rattraper les connaissances et les capacités humaines, mais aussi de les surpasser.
L’IA générative
L’une des applications les plus connues et les plus pratiques de l’IA est ce que l’on appelle l’IA générative.
Ce type d’IA analyse de manière approfondie le contenu existant, assimile des connaissances, puis les applique pour créer de nouveaux contenus. On pense notamment à ChatGPT ou à DALL-E qui ont la capacité à générer des contenus variés, allant du texte aux images, voire même au code logiciel.
Les avantages potentiels de l'intégration de programmes d'IA restreints, tels que l'IA générative, dans les méthodes de travail sont indéniables. Cependant, il faut souligner que contrairement aux perceptions erronées, la plupart des programmes d'IA requièrent toujours l'intervention humaine pour orienter leur apprentissage et redéfinir leur production.
En réalité, selon certaines analyses, il apparaît que l'IA est bien plus susceptible d'améliorer l'expérience des salariés plutôt que de la détériorer. Ainsi, la collaboration synergique entre l'IA et les ressources humaines pourrait aboutir à une valorisation accrue de l'environnement professionnel.
Stratégie
Bien que l’IA présente de nombreuses capacités, beaucoup d’organisations demeurent incertaines ou sceptiques quant à son application concrète dans le domaine de la paie, ainsi que sur la manière de tirer pleinement parti des avantages qu'elle pourrait offrir.
Qu’est-ce que l’IA peut apporter à la paie ?
L’avantage le plus évident est l’automatisation. Les processus de paie sont souvent ralentis par des tâches qui demandent beaucoup de temps et d’efforts manuels.
Par exemple, la mise en place de transferts de données automatisés par l’IA permettrait aux fonctions RH de se consacrer à des tâches plus critiques et de réduire leur charge de travail manuelle. Cette automatisation ciblée accroît l'efficacité des opérations de paie et libère des ressources précieuses, permettant une réaffectation stratégique des compétences humaines vers des domaines de plus grande valeur ajoutée.
De même, l’IA peut réduire la charge de travail des équipes RH grâce à la mise en place de chatbots ou encore de portail salarié en libre-service pour répondre aux questions courantes sur la paie. En parallèle, l'IA assimile une compréhension des questions plus complexes, orientant habilement les salariés vers les canaux appropriés pour les résoudre.
Un autre avantage que l’IA peut offrir est l’analyse prédictive. Au-delà de la simple agrégation et du transfert de données, les technologies d'IA peuvent analyser des données de manière approfondie et en déduire des modèles/schémas. Cette capacité permet de mettre en lumière les domaines où des améliorations sont nécessaires tout en offrant davantage d’agilité aux entreprises.
Elle peut notamment identifier les tendances liées à l'Accès au salaire gagné (EWA), favorisant ainsi la budgétisation et l'optimisation de l'allocation des ressources en utilisant des données de présence et de temps pour soutenir les salariés.
Dans un contexte où le travail à distance se généralise, l'IA se positionne comme une ressource facilitatrice, simplifiant la gestion transparente des taxes locales et des avantages sociaux des salariés répartis dans différents pays.
La mise en œuvre de ces Solutions d'IA dépendra, bien entendu, des besoins spécifiques de chaque entreprise. Toutefois, il est manifeste que la technologie de l'IA offre de nombreuses applications susceptibles d'optimiser les processus de paie, tout en s'intégrant dans la stratégie globale de toute organisation.
Qualité des données
Il ne fait aucun doute que l’IA est capable d’agréger et d’analyser rapidement les données. Toutefois, de nombreuses organisations expriment des préoccupations quant à la qualité et l’exactitude des données traitées par les solutions d’IA. Le manque de transparence autour des algorithmes d’IA suscite des interrogations quant à la fiabilité des résultats obtenus, en particulier à la lumière des scandales informatiques tels que celui lié aux systèmes Horizon de la Poste.
Sécurité des données
Compte tenu des réglementations relatives aux informations personnelles des salariés, la sécurité des données est également essentielle dans le traitement de la paie. Il est compréhensible que confier des données sensibles à une machine puisse susciter des inquiétudes. Toutefois, les technologies d’IA, notamment le cryptage et le contrôle d'accès, contribuent à protéger les informations de paie contre les accès non autorisés, les violations de confidentialité et les cybermenaces. Ainsi, l'IA se positionne comme un allié robuste dans la préservation de l'intégrité et de la confidentialité des données confidentielles.
Encourager l’adoption de l’IA
Malgré la réticence des entreprises à adopter l'intelligence artificielle, il semble probable que celle-ci continue à évoluer et s'installe durablement dans nos méthodes de travail. Les avantages substantiels en termes d'efficacité, de qualité et d'analyse offerts par l'IA suggèrent également une accélération de son adoption au sein du paysage de la paie.
La question demeure : comment favoriser l’adoption de l’IA et préparer sa mise en œuvre dans votre entreprise ?
- Formation – une grande partie de la résistance aux systèmes d'intelligence artificielle découle souvent d'un manque de connaissances. Il est impératif que votre organisation développe une compréhension approfondie de ce qu'est l'IA, des prérequis nécessaires à sa mise en œuvre, ainsi que de l'impact qu'elle pourrait avoir sur votre main-d'œuvre. La formation des équipes constitue un pilier essentiel pour surmonter cette barrière et favoriser son adoption.
- Stratégie – de nombreuses entreprises n’ont pas encore adopté l’IA en raison de l’incertitude qui entoure son application et ses avantages potentiels. Définir clairement les besoins de votre entreprise est primordial pour exploiter l'IA de manière optimale et atteindre les objectifs organisationnels.
- Données – les doutes sur la transparence des algorithmes et la qualité des données ont généré une hésitation quant à l’adoption de l’IA. Bien que l'IA ait la capacité d'améliorer la qualité et la précision des données, un travail d’harmonisation des données avant sa mise en œuvre est essentiel pour garantir les meilleurs résultats possibles.
Il est manifeste que l'intelligence artificielle va continuer d’évoluer. Compte tenu des nombreux avantages qu'elle apporte, tant dans le domaine de la paie que dans d'autres fonctions, il est probable qu’elle devienne une technologie indispensable dans tous les aspects de l'entreprise. Tout comme de précédentes innovations telles que le smartphone et l'ordinateur, les entreprises désireuses de maintenir leur avantage concurrentiel devront sérieusement envisager d'adopter cette nouvelle technologie.
En effet, en intégrant l’IA dans les pratiques quotidiennes, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité et leur compétitivité, mais également rester à la pointe de l'innovation dans un monde en constante évolution.
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