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Wie integrieren Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei einer Transformation in die Cloud?

Diese Frage wird oft gestellt. Die Antwort selbst ist einfach, doch sie umzusetzen ist nicht so leicht. Denn die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexes Thema. Und das gilt insbesondere für die Transformation des Unternehmens in die Cloud. 

Mithilfe der in diesem Artikel dargestellten vier Schritte können Unternehmen die Herausforderungen an Ihr Payroll-System lösen und: 

  • konforme, genaue und zuverlässige Payroll-Dienstleistungen bereitstellen 

  • bei Bedarf eine schnelle Skalierung vornehmen 

  • bei der Transformation in die Cloud Herausforderungen an die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung meistern 

  • Erkenntnisse über Mitarbeiterkosten gewinnen und so die Rentabilität steigern  

Die Verwaltung der lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Standardisierung der Payroll-Prozesse für eine globale Workforce sind angesichts ihrer Komplexität keine leichte Aufgabe. 

Die Integration und Nutzung von Payroll-Lösungen stellt daher für alle Unternehmen, die eine Transformation in die Cloud vollführen, eine Herausforderung dar. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen nahtlosen Übergang ermöglichen möchten. 

Die Transformation der Personalverwaltung eines Unternehmens in die Cloud kann sehr einfach vonstatten gehen. Doch warum ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung dann noch immer eine Herausforderung? 

HR eignet sich ideal für die Cloud 

Das Cloud-Computing-Modell ist eine ideale Methode zur Bereitstellung von HR-Dienstleistungen. Es hat die HR-Software-Landschaft nahezu bis zur Unkenntlichkeit revolutioniert. Eine Bereitstellung „as-a-Service” eignet sich hervorragend für die im Personalwesen benötigten Prozesse und Dienstleistungen. 

Warum stellt die Integration des Payroll-Systems eine so große Herausforderung dar? 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist auch mit der ausgefeiltesten IT-Infrastruktur eine komplexe Angelegenheit. Die Komplexität steigt mit der Anzahl der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist. Dass Unternehmen international tätig sind, ist heute keine Seltenheit mehr. 

Es gibt Unternehmen mit Mitarbeitern in fast jedem Land der Welt. Wahrscheinlich verfügen diese Unternehmen über ebenso viele Payroll-Systeme wie Länderstandorte. Als wäre das nicht schon Herausforderung genug, gibt es zudem nur selten eine einheitliche Personalstruktur. 

Sogar für Softwareanbieter ist das Payroll-System eine Herausforderung 

Die Cloud ist für die Bereitstellung von HR-Prozessen wie geschaffen. Das gilt nicht unbedingt für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Länder. Es gibt tatsächlich viele Anbieter von Cloud-Software, die Payroll-Systeme für einzelne Länder entwickeln. Bis diese richtig funktionieren, können allerdings Jahre vergehen. 

Hier stellt sich erneut die Frage: Warum? 

Lohngesetze und Tarifverträge sind immer in Bewegung. Es gibt in dem einen oder anderen Land immer wieder Änderungen. In einigen Ländern existieren Regeln für Änderungen, in anderen gibt es kein festes Muster. 

Diese Aufgabe ist nicht einfach zu bewältigen. Ohne lokale Kenntnisse in jedem Bereich ist das fast ein Ding der Unmöglichkeit. Aus diesem Grund verwenden so viele Unternehmen weiterhin ihr vorhandenes Payroll-System. 

Ein reibungsloses Funktionieren ist das oberste Gebot einer bewährten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Erhalten Ihre Mitarbeiter nicht pünktlich ihr Geld, kann das schlimme Folgen für Ihr Unternehmen haben. 

Der „Global Payroll Complexity Index” erklärt die häufigen Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. 

Erstellen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Wissen Sie, welches Bereitstellungsmodell für Payroll-Dienstleistungen am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist? Dieses Wissen ist eine Voraussetzung für jede weitere Handlung. 

Eine große Anzahl Tools erläutert Ihnen Ihre Herausforderungen und skizziert Lösungen für Themen wie zum Beispiel: 

  • Wie komplex ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Ländern, in denen Sie tätig sind? 

  • Wie ausgereift ist Ihr Payroll-System? 

Es empfiehlt sich zwar, mit einem Standardansatz zu beginnen, doch dieser erfüllt nicht immer die Bedürfnisse eines Unternehmens. Ein einzigartiges Modell zur Bereitstellung von Payroll-Dienstleistungen ist in diesem Fall unumgänglich. 

Das Payroll-System muss veränderungsfähig sein 

  • Zukunftsfähige Unternehmen benötigen eine Payroll-Infrastruktur, die eine zunehmend heterogene Workforce unterstützen kann. Diese Infrastruktur sollte zum Beispiel neue Bürostandorte wachsender Unternehmen aufnehmen können. 

  • Führungsteams benötigen zudem eine transparente Payroll-Infrastruktur, die Informationen über die Effizienz des Unternehmens liefert. Dazu ist eine Vereinheitlichung der Daten erforderlich, die nur durch eine Transformation des Unternehmens in die Cloud erzielt werden kann. 

Personalintensiv 

Die Transformation eines Unternehmens in die Cloud ist sowohl aus technischer als auch aus rechtlicher Sicht keine einfache Angelegenheit. in beiden Fällen sind spezielle Fähigkeiten erforderlich. Diese Fähigkeiten werden in jedem Land benötigt, in dem die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Auch wenn es in einem Land nur eine Handvoll Mitarbeiter gibt. 

Für eine korrekte Konfiguration des Payroll-Systems wird jeder benötigt, angefangen von den Beratern, die die Payroll-Lösung planen und implementieren, bis hin zu den Personen mit lokalen Kenntnissen. Im weiteren Verlauf sind Mitarbeiter erforderlich, die gewährleisten, dass das System gewartet wird und stets alle lokalen Gesetzesänderungen erfüllt. 

Dies erfordert auf Kundenseite einen enormen Personaleinsatz und kann dazu führen, dass die kompetentesten Mitarbeiter nicht mehr konzentriert ihrer Hauptaufgabe nachgehen können, der Durchführung der regulären Lohn- und Gehaltsabrechnung. 

Vor allem für Unternehmen mit begrenzten internen Personalsachbearbeitern ist das eine enorme und kostspielige Anforderung. 

Daher suchen sich viele Unternehmen einen Partner für die Transformation ihrer länderübergreifenden Payroll-Prozesse in die Cloud. 

Erfolgreiche Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in vier Schritten 

Die Integration in die HR ist unerlässlich 

Erstens sollten Sie die vorhandenen Integrationsmöglichkeiten überprüfen. Mithilfe des richtigen HRIS stellen Sie eine Verknüpfung mit Ihren Payroll-Systemen her. Doch nicht mit jedem HRIS ist dies möglich. 

Zweitens sollten Sie einen soliden Rahmen entwickeln und realisieren. Die richtige Architektur ist der Schlüssel zum Erfolg der Integration Ihres Payroll-Systems. 

Erledigen Sie diese Aufgabe rechtzeitig während der Ländereinführung, damit die Datenfelder korrekt gespeichert werden. 

Schnelle Erfolge durch Vorkonfiguration 

Eine vorkonfigurierte Reihe von Best Practices wie FastTrack spart Zeit und Kosten. Sie können das Bereitstellungsmodell nach Ihren kundenspezifischen HR-Anforderungen auswählen. 

Dabei geht es nicht nur um Vorlagen. Fragen Sie Ihren Software-Anbieter nach der Erstellung der Vorkonfiguration und wie generische und legale Patches auf globaler und lokaler Ebene angewendet werden sollen. 

Dieser Aspekt ist besonders relevant, wenn Sie eine Umgebung mit anderen Kunden teilen. Er gilt aber auch dann, wenn Sie eine spezifische Umgebung haben. 

Die Bereitstellung einer vorkonfigurierten Lösung wird beschleunigt, wenn Sie kleine Änderungen bei der Benennung von Lohnarten, der Gestaltung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Harmonisierung einiger lokaler Vereinbarungen akzeptieren. 

Flexibel und zukunftssicher 

Bei der Suche nach einer Payroll-Lösung sollten Sie sich nicht nur auf die Cloud-Lösung beschränken, sondern auch ermitteln, was der Partner Ihnen darüber hinaus bieten kann. 

Möchten Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, wenn Ihr Unternehmen wächst oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung komplexer wird? 

Wäre ein Partner für Sie die richtige Wahl, der Ihre Gehaltsabrechnung in der Cloud für Sie abwickelt und Ihren Mitarbeitern HR-Prozesse als Service zur Verfügung stellt? Wir nennen diesen Service BPaaS (Business-Process-as-a-Service). 

Diese Fragen zu stellen ist sehr wichtig: Kann Ihr Payroll-Softwareanbieter mit Ihnen wachsen und sich weiterentwickeln? Ist das Outsourcing Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung die beste Lösung? 

Global denken 

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Payroll-Partner Ihren Erfolg begrenzt. Entscheiden Sie sich für einen Partner, der eine Lohn- und Gehaltsabrechnung in allen Ländern unterstützt, in denen Sie Mitarbeiter haben und eventuell haben werden. 

Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung in allen Ländern, in denen Sie tätig sind, durchführen kann. Eine globale Payroll-Lösung bietet Ihnen globale, über die Cloud zugängliche Berichts- und Abgleichsmöglichkeiten. 

Sie erhalten ein einheitliches Service-Bereitstellungsmodell, bei dem die lokalen Besonderheiten, die Sie möglicherweise für jedes Land benötigen, erhalten bleiben. 

Für Unternehmen, die ihre HR-Lösungen in der Cloud mit einem zuverlässigen Payroll-System verbinden, ist der Erfolg ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Cloud vorprogrammiert! 

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