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Gestión de recursos humanos y nóminas durante la COVID-19

Las autoridades de Estados Unidos, tanto las federales como las estatales y las locales, han afrontado la COVID-19 dando orientación a empresas y empleados. A continuación, explicamos aspectos clave para las organizaciones sobre la administración de la nómina y del capital humano, en respuesta a la pandemia. 

Alight no ofrece servicios legales ni fiscales. Consulta con tu abogado o gestor cualquier cuestión relativa a tus circunstancias específicas. 

Permiso retribuido 

Ahora que las empresas son más flexibles para ofrecer vacaciones y permisos retribuidos en respuesta a la pandemia de COVID-19, deben comprobar que sus políticas actuales cumplen la legislación vigente. Actualmente, al menos diez estados y veinte localidades (condados o ciudades) tienen normas laborales sobre bajas por enfermedad para garantizar que los empleados disfruten de un permiso retribuido mínimo. Al menos cinco estados, así como San Francisco (California), cuentan con legislación sobre permisos remunerados por cuestiones médicas o familiares para cubrir las necesidades de los trabajadores, que deben recibir algún tipo de salario y protección laboral mientras cuidan a recién nacidos y familiares enfermos. Aunque las políticas de los permisos de algunas empresas ya cumplen la normativa estatal o local, muchas otras deben actualizarse.  

La Ley de Respuesta al Coronavirus las Familias Primero (Families First Coronavirus Response Act, FFCRA), aprobada por el presidente de EE. UU. el 18 de marzo del 2020, incluye la Ley de Ampliación del Permiso Médico y Familiar de Urgencia (Emergency Family and Medical Leave Expansion Act) y la Ley de Baja Remunerada por Enfermedad de Urgencia (Emergency Paid Sick Leave Act). Sin embargo, estos dos permisos son solo para empresas con menos de 500 empleados, por lo que no se detallan en este artículo. Obtén más información sobre la FFCRA aquí. 

Cambios en la fiscalidad de la nómina 

Muchos departamentos y agencias estatales han anunciado la disponibilidad de prórrogas para presentar diversas declaraciones de impuestos y pagos, la condonación de intereses y sanciones, exenciones de retención y deducciones fiscales para las empresas. 

Con el objetivo de evitar los contagios por la COVID-19, muchos empleados, de forma voluntaria u obligada, ahora trabajan desde casa. Para las empresas, esto plantea nuevas cuestiones, como modificar las retenciones si la tributación cambia al trabajar en otra jurisdicción fiscal. Varios estados y localidades dan información a las organizaciones para gestionar estos aspectos, mientras que otros dejan que las empresas tomen la iniciativa. 

Las empresas también deben tener en cuenta que la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act, CARES) les permite retrasar el pago del 6,2 % del denominado seguro social u OASDI (Old-Age, Survivors, and Disability Insurance) de la nómina correspondiente al periodo entre el 27 de marzo del 2020 y el 31 de diciembre del 2020. Según la ley, el 50 % del pago de impuestos debe hacerse antes del 31 de diciembre del 2021 y el 50 % restante, antes del 31 de diciembre del 2022. 

La CARES también ofrece una deducción fiscal reembolsable del 50 % de hasta 10.000 $ en el sueldo (y beneficios de salud) por trabajador cualificado para determinadas empresas que mantienen a los empleados en nómina durante ciertos periodos. Hay otros requisitos y se espera recibir más información de la agencia, pero, en general, pueden obtener esta deducción las empresas que cumplan una de las siguientes condiciones: 

  • Las operaciones se suspendieron total o parcialmente por la orden de cierre debido a la COVID-19. 

  • Los ingresos brutos disminuyeron en más de un 50 % en comparación con el mismo trimestre del año anterior. En particular, esta disposición usa la definición de «empleado a tiempo completo» de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (Affordable Care Act) para determinar el tamaño y la categoría de la empresa para optar al reembolso. Se espera recibir más información de la agencia sobre los detalles del cálculo. 

Pagos y embargos de préstamos federales de estudios 

El Departamento de Educación de Estados Unidos, en virtud de la CARES, suspendió temporalmente los pagos y los embargos de préstamos federales de estudios desde el 13 de marzo del 2020 hasta el 30 de septiembre del 2020. Esto no afectaba a los pagos ni embargos de préstamos de estudios privados. En la empresa, Recursos Humanos ha tenido que revisar los embargos de esos préstamos y resolver las consultas de los empleados sobre las deducciones correspondientes. El Departamento de Educación da más información con preguntas y respuestas que pueden consultar los prestatarios. Además, confirma que se devolverá al empleado cualquier embargo cobrado durante la suspensión temporal. 

Ley de Notificación de Ajuste y Reciclaje de Trabajadores (WARN) en los estados 

En las condiciones económicas actuales, muchas empresas se ven obligadas a reevaluar y racionalizar su negocio para mantener la competitividad en el mercado. Por eso, han tomado diversas medidas, como la implementación de horarios flexibles, la reducción de la semana laboral, permisos voluntarios y obligatorios, despidos, vacaciones no remuneradas, paralización en la contratación, limitaciones para viajar, congelación de salarios y recortes de beneficios, bonificaciones y pensiones. Es importante que las empresas cumplan en todo momento la legislación laboral vigente, incluida la Ley de Notificación de Ajuste y Reciclaje de Trabajadores (Worker Adjustment and Retraining Notification Act, WARN), tanto la federal como las estatales. 

Al menos Puerto Rico y quince estados tienen leyes WARN que afectan a las empresas privadas. Es esencial tener en cuenta que la ley WARN federal no prevalece sobre las estatales si estas son más restrictivas. 

Finiquito al terminar la relación laboral 

La mayoría de los estados especifican, ya sea en una ley o en un reglamento, que la empresa debe pagar al empleado por un periodo de tiempo después de terminar la relación laboral (por finalización del contrato, despido o dimisión). Aunque esta normativa no es nueva, la pandemia ha supuesto la pérdida de muchos puestos de trabajo, lo que es preocupante para los empleados y todo un reto para Recursos Humanos. Además, si la empresa quiere recuperar el exceso pagado en el finiquito, debe conocer y cumplir la legislación estatal. Por ejemplo, puede necesitar la autorización por escrito del trabajador. 

Al menos Puerto Rico y quince estados tienen leyes WARN que afectan a las empresas privadas. Es esencial tener en cuenta que la ley WARN federal no prevalece sobre las estatales si estas son más restrictivas. 

Liquidación de vacaciones no disfrutadas en el finiquito 

La mayoría de los estados incluyen las vacaciones pendientes en el finiquito como parte de los salarios debidos al trabajador o permiten que las empresas apliquen su propia política o el contrato para establecer cómo se pagan esos días no disfrutados. En algunos estados, no hay normativa sobre esta cuestión. Se guían por la jurisprudencia, las opiniones del fiscal general o las pautas del Departamento de Trabajo estatal en cuanto a los salarios y horas que deben pagarse.  

Seguro por desempleo 

Los programas estatales de seguro por desempleo tienen en cuenta la pandemia de varios modos. Entre otros: 

  • Ampliando el acceso al seguro por desempleo para los empleados con reducciones salariales debido al cierre del negocio o a la limitación de horarios, con requisitos más flexibles (por ejemplo, sin periodo de espera o sin tener que buscar otro trabajo). 

  • Agilizando el proceso para solicitar beneficios y cobrar. 

  • Ayudando a las empresas con la condonación de sanciones por el aumento de reclamaciones y pagos de impuestos, así como concediendo aplazamientos. 

Muchos programas de seguro por desempleo se explican detalladamente en el propio sitio web. El Departamento de Trabajo de EE. UU. incluye enlaces a las webs estatales. Es recomendable que las empresas visiten el sitio web del estado donde operan o tienen trabajadores para estar al día con la normativa vigente. 

Conclusión 

Este resumen de las acciones realizadas en Estados Unidos es importante, sobre todo porque pone de relieve cómo afecta la COVID-19 a Recursos Humanos, que debe tener en cuenta la legislación vigente. Por otra parte, cada país tiene su propia normativa y casuística. En el caso de las empresas multipaís, la situación es muy compleja. En Alight seguiremos informando con alertas a nuestros clientes y publicaciones en nuestra web, Alight.com. 

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