Directivos de RRHH de multinacionales: Cómo gestionar la privacidad de los datos a nivel global

Por Francisco José De Juan

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Cómo gestionar la privacidad de los datos a nivel global

La responsabilidad en RRHH de mantener la privacidad y confidencialidad de la información en multinacionales.

La gestión de datos de empleados en organizaciones globales es una tarea cada vez más compleja y crítica, especialmente cuando se trata de proporcionar acceso a bases de datos con información confidencial a equipos distribuidos en diferentes países. Esto es crítico cuando, por ejemplo, se toma la decisión de dimensionar un proyecto de transformación digital en la empresa, donde toda la información del empleado se va a implementar en una única plataforma como SAP SuccessFactors, donde el área de Recruiting, de Administración de Personal (Employee Central) y de Learning & Development se darán la mano.

La gestión del capital humano (HCM, Human Capital Management) convierte las funciones administrativas convencionales de los departamentos de Recursos Humanos de tareas analógicas a procesos digitales y acceso inmediato a todo tipo de información en la compañía, esto por supuesto conlleva ventajas, pero también responsabilidades asociadas. El impacto que por ello tiene en el apartado de HR Analytics sin duda enorme, dado que podemos de forma involuntaria, dejar expuesta información que en otras secciones podría no ser susceptible de vulnerabilidad.

En este contexto, la configuración de un sistema estructurado de roles y permisos se convierte en un elemento esencial para garantizar la seguridad, la integridad y la eficiencia en la gestión de procesos y tareas desde el área de RRHH. Por lo tanto, aquí pondremos el foco en la importancia y el valor añadido de controlar en tiempo real y de forma eficiente quién puede acceder a qué secciones de empleados y a qué información en un HCM global.

Importancia de un sistema estructurado de roles y permisos

Un sistema estructurado de roles y permisos en la gestión de datos de empleados es fundamental por varias razones:

Seguridad de Datos: Es imprescindible que la información de los empleados, que incluye datos personales y confidenciales, deba manejarse con extrema seguridad. Un sistema de roles y permisos bien diseñado garantiza que solo aquellos con la autorización adecuada puedan acceder a los datos sensibles. Tanto en el detalle de una ficha o interfaz individual de empleado, como el acceso masivo a datos de compensación de un departamento completo.
Por ejemplo, una empresa podría garantizar y asegurar la confidencialidad de los datos de sus empleados implementando una plataforma HCM de Recursos Humanos. Esto les permitiría asignar roles específicos, como "Gestor de Recursos Humanos" y "Supervisor de Equipo", y controlar quién puede acceder a datos de compensación y evaluaciones de desempeño.
Del mismo modo, se podría controlar que información filtrada se muestra a estas diferentes figuras cuando intenten extraer métricas de RRHH a través de informes. Como resultado, reducirían significativamente el riesgo de filtración de información confidencial ya que estaba estructurada la información y archivos en su metodología anterior.
Cumplimiento Normativo: En un entorno empresarial global, es crucial cumplir con regulaciones de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa. Un sistema de roles y permisos ayuda a controlar y auditar el acceso a los datos, facilitando el cumplimiento normativo.
Un ejemplo concreto lo tenemos en las empresas que operan en varios países europeos. Al implementar una solución HCM, pudieron configurar roles específicos para cumplir con los requisitos del RGPD en cada ubicación, lo que les permite operar de manera eficiente y legal en toda la Unión Europea. Es por ello que la coordinación frente a auditorías reduciría las brechas entre los equipos internacionales de RRHH.
Eficiencia Operativa: Con roles y permisos adecuados, se puede optimizar el flujo de trabajo en Recursos Humanos. Cada miembro del equipo obtiene acceso solamente a la información que necesita, lo que agiliza los procesos de contratación, gestión de desempeño, compensación y desarrollo profesional.

De esta manera, los gestores de Recursos Humanos pueden acceder rápidamente a los registros de empleados de sus respectivas regiones, lo que además lleva a reducir el tiempo de respuesta en la toma de decisiones clave.

Ventajas de implantar una plataforma HCM en la Gestión de Roles y Permisos

Con la implantación de un HCM innovador que integre un sistema robusto de HR Analytics son soluciones líderes en la gestión de recursos humanos que ofrece ventajas notables en términos de roles y permisos:

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Personalización de Roles: Una plataforma que permite crear roles específicos para cada usuario, adaptados a sus funciones y responsabilidades garantiza que cada empleado tenga acceso solo a la información relevante para su trabajo, reduciendo riesgos de seguridad y mejorando la productividad.
Esto hará más sencillo, por ejemplo, que una organización personalice los roles de sus gerentes de planta, asegurando que solo puedan ver la información de los empleados en sus respectivas plantas de producción. Esto sin duda permite mantener un alto nivel de seguridad y eficiencia en sus operaciones.
Control Global de Permisos: La plataforma ofrece un control en detalle de permisos, lo que significa que puedes definir quién puede ver, editar o eliminar información en diferentes áreas de Recursos Humanos en tiempo real. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con equipos internacionales con diferentes niveles de acceso requeridos.
Sólo tienes que imaginar una empresa que opere a nivel internacional, y que tras haber configurado permisos específicos para cada país, esto les permite cumplir con las regulaciones locales y garantizar la privacidad de los datos de sus empleados en todo el mundo.
Auditoría y Seguimiento: Como hemos mencionado previamente, un sistema HCM facilita la auditoría y el seguimiento de las actividades de los usuarios que permite dar trazabilidad sobre quién ha accedido a la información y qué cambios se han realizado en los registros. Lo anterior es fundamental para el cumplimiento normativo y la detección temprana de problemas de seguridad.
Colaboración Internacional: Para multinacionales con equipos distribuidos en diferentes países, la coordinación es imprescindible, por ello gestionar un HCM y un sistema de HR Analytics debe ser sencillo y eficiente. En este sentido, poseer un sistema de roles y permisos fácilmente configurable, simplifica sin duda alguna la gestión de quien accede a que datos sensibles en un entorno global.
Actualizaciones y Mantenimiento Simplificados: Tener una plataforma donde solicitar y facilitar accesos sea claramente visible es una apuesta segura. Además de ofrecer a la directiva la tranquilidad de que se actualiza regularmente para cumplir con las últimas regulaciones y mejores prácticas en seguridad de datos. Esto libera a las organizaciones de la carga de mantener sistemas internos y garantiza que siempre estén en conformidad, así como mantenerse al día con los cambios en las regulaciones de privacidad de datos en todo el mundo sin requerir una inversión significativa en desarrollo de software interno.

Dada las anteriores cuestiones, concluimos con la idea de que la implementación de un sistema estructurado de roles y permisos es fundamental para garantizar la seguridad y eficiencia en la gestión de datos de empleados en organizaciones globales.

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