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Cuando hablamos de innovación tecnológica, existen pocos temas que atraigan la atención y den pie a la especulación tanto como la inteligencia artificial (IA). Desde coches automáticos hasta asistentes virtuales, la IA ha penetrado en casi todos los aspectos de la vida actual. Y aun así, a pesar de todos los avances, existe un ámbito inexplorado: la gestión de nóminas.
En una época dominada por la IA, cualquiera podría pensar que adoptarla sería prioritario para las empresas para optimizar la gestión de nóminas, basándose en la eficiencia, la precisión y el ahorro que se obtendría al automatizar las nóminas. Pero nada más lejos de la realidad. A pesar de su omnipresencia en otros sectores y de no parar de oír el discurso constante sobre el potencial transformador de la IA en el mundo de los negocios, a la adopción de la IA en la gestión de nóminas aún le queda mucho camino por recorrer.
Según un estudio reciente para el Informe de complejidad de nómina de la empresa publicado por Alight, tan solo un 4 % de los participantes usan actualmente la IA en la gestión de nóminas y tan solo un 8 % piensa implementarla en los próximos dos años.
¿Por qué la IA no está transformando la gestión de nóminas?
Parece que hay diferentes motivos, pero podemos clasificarlos en tres principales:
- Brecha de conocimiento. La desinformación y la falta de conocimiento con relación a la IA: qué es, cómo funciona y el impacto que tendrá sobre la plantilla.
- Estrategia. La incertidumbre sobre cómo la IA puede encajar en la estrategia de las grandes empresas y qué funciones de la gestión de nóminas saldrían más beneficiadas.
- Calidad y seguridad de los datos. Las preocupaciones sobre la calidad y la seguridad de los datos gestionados por la IA, así como su uso en los momentos adecuados.
Veamos cada uno de estos puntos uno por uno.
Brecha de conocimiento
Al tratarse de una nueva tecnología, la IA está rodeada de un gran misterio y muchas empresas no parecen tener una idea clara de lo que es o de cómo funciona. Según una encuesta reciente a profesionales de gestión de nóminas en un webinar llevado a cabo por PAYO (Payroll Organization) sobre la IA, el 47 % comentó que simplemente no tenían suficiente información sobre el uso de la IA en la gestión de nóminas.
Es comprensible que esta falta de conocimiento pueda conllevar numerosas preocupaciones. Mientras que muchos profesionales de la gestión de nóminas conocen el potencial de la IA para automatizar y optimizar tareas laboriosas, también les preocupa que este potencial pueda llegar a afectar negativamente a sus puestos de trabajo. De hecho, a más de un tercio de los trabajadores europeos les preocupa no poder seguir el ritmo de los avances relacionados con la IA, y a más de la mitad de los trabajadores españoles les preocupa el impacto que pueda tener esta tecnología en sus puestos de trabajo.
¿Qué es la IA? ¿Y qué hace?
Hay tres tipos de IA:
- Inteligencia artificial estrecha (ANI). Está orientada a objetivos y diseñada para completar tareas específicas. No tiene la capacidad de aprender de forma independiente y es el tipo de IA que todos conocemos: los chatbots, los sistemas de reconocimiento facial y los asistentes virtuales, como Siri y Alexa.
- Inteligencia artificial general (AGI). Imitan a los humanos, son más complejas y están diseñadas para aprender, pensar y tener un rendimiento similar al de los humanos. Algunos ejemplos son los coches con piloto automático o la supercomputadora Watson de IBM.
- Superinteligencia artificial. Por ahora, no existe, pero puede que lo haga en un futuro. Este tipo de IA no igualaría las capacidades y el conocimiento de los humanos, sino que los superaría.
IA generativa
Una de las aplicaciones más prácticas y conocidas de la IA es lo que se conoce por IA generativa. La mayoría de programas de este tipo podrían clasificarse como inteligencia artificial estrecha, orientada a objetivos (aunque existen modelos más avanzados que se están encaminando hacia el terreno de la inteligencia artificial general).
La IA generativa analiza y aprende a partir de contenido que ya existe y luego aplica ese conocimiento para crear contenido nuevo, como ChatGPT o DALL-E. Este contenido puede ser desde un texto hasta imágenes o incluso código de software.
Claramente existen beneficios potenciales a la hora de implementar programas de inteligencia artificial estrecha, como la IA generativa en el trabajo, lo cual muestra que las preocupaciones acerca de este tipo de programas son infundadas.
La mayoría de programas de IA todavía requieren usuarios humanos para dirigir su aprendizaje y refinar el contenido que han creado. De hecho, según algunos análisis, es mucho más probable que la IA mejore la experiencia de los empleados en lugar de sustituirlos.
Estrategia
Aunque acabamos de ver de forma bastante clara hasta donde es capaz de llegar la IA en términos generales, muchas empresas muestran dudas o reticencias respecto a la integración de ciertos usos en la gestión y procesamiento de nóminas. En algunos casos, el motivo es simplemente el desconocimiento de cómo sacarle el máximo partido.
¿Qué puede aportar la IA a la gestión de nóminas?
La ventaja más clara es automatizar las nóminas. El proceso de crear nóminas a menudo se ve ralentizado por tareas largas y laboriosas que requieren mucho esfuerzo manual, desde subir los datos de RR. HH., las horas y la asistencia hasta responder una infinidad de preguntas sobre las nóminas de los trabajadores.
La IA puede programar transferencias de datos de forma automática, lo que permitiría liberar a los trabajadores para que se puedan centrar en tareas más estratégicas, y, al mismo tiempo, reduciría la cantidad de trabajo manual necesario.
Asimismo, la IA puede reducir la carga de trabajo del personal de soporte al empleado con chatbots que están disponibles las 24 h o con aplicaciones guiadas que permiten al propio empleado resolver las dudas que pueda tener sobre su nómina. Al mismo tiempo, aprende a gestionar preguntas más complejas y a dirigir a los empleados a los canales adecuados para que puedan resolver sus dudas.
Otro beneficio de la IA en la gestión de nóminas es el reconocimiento de patrones. Además de agregar y transferir datos, las aplicaciones con IA pueden analizar y deducir patrones, es decir, puede destacar áreas que necesitan mejorar e incluso puede ofrecer análisis predictivos.
Y ahora que el teletrabajo está más presente que nunca, la IA es una herramienta fundamental para simplificar la gestión de empleados remotos. Esta tecnología permite administrar de manera eficiente tanto los beneficios como los impuestos relacionados con las nóminas, independientemente de la ubicación geográfica de los trabajadores.
Hasta dónde se quieren aplicar estas soluciones de IA, depende de las necesidades concretas de cada empresa. Pero está claro que la IA ofrece una gran variedad de ventajas a la hora de optimizar la gestión de nóminas e incluirse en una estrategia empresarial más amplia en cualquier empresa.
Calidad de los datos
No hay duda de que la IA puede agregar y analizar datos a gran velocidad, pero a muchas empresas les preocupa la calidad y la precisión de los datos procesados con soluciones de IA. La falta de transparencia en los algoritmos de IA puede hacer que las empresas se planteen si deberían o no fiarse de los resultados, sobre todo si recordamos algunos titulares impactantes relacionados con las tecnologías y sistemas informáticos, como el escándalo de Post Office en el Reino Unido causado por el sistema Horizon. Sin embargo, a pesar de todo, la IA funciona bien tanto en la precisión de los datos como en su eficiencia.
¿Cómo asegura la IA la calidad de los datos?
La IA usa lo que se conoce como detección de anomalías.Una técnica que combina los resultados de sistemas de tradicionales con el historial de nóminas de los empleados y otros factores relevantes. Esta integración permite a las soluciones de IA identificar de manera precisa los valores atípicos al comparar los resultados agregados de los datos de nóminas e incluso detectar anomalías en los datos maestrosAl detectar y marcar estas irregularidades, la IA puede ofrecer a los analistas de nóminas nuevos puntos de vista, al mismo tiempo que corrigen los errores. Y con cada nómina hecha, la IA aprende, lo que ayuda a prevenir la repetición de errores.
Seguridad de los datos
Dado el carácter sensible de la información de los empleados, la seguridad de datos es clave en la elaboración y gestión de nóminas, por lo que es comprensible que pueda preocupar el hecho de dejar todos estos datos sensibles a una máquina. Sin embargo, las tecnologías de IA, como la encriptación y los controles de acceso, pueden reforzar las medidas de seguridad y proteger los datos relacionados con las nóminas ante casos de acceso no autorizado, brechas o ciberataques.
Súbete al barco de la IA
Aunque las empresas aún se están planteando la incorporación de la IA, parece que esta tecnología ha llegado para quedarse y solo seguirá evolucionando.
Si tenemos en cuenta los beneficios que conlleva en cuestión de eficiencia, calidad y análisis, también parece indicar que la IA podría adoptarse en el ámbito de elaboración y gestión de nóminas a pasos agigantados.
La pregunta es: ¿cómo podemos promover la IA y preparar la empresa para incorporarla?
- Formación. Mayoritariamente, la reticencia a la IA surge de una falta de conocimiento. Es importante que tu empresa entienda qué es la IA, qué se necesita para implementarla y qué impacto tendrá sobre los empleados.
- Estrategia. Muchas empresas han tardado en aceptar la IA debido al desconocimiento e incertidumbre con relación a sus aplicaciones y beneficios. Definir las necesidades de tu empresa te ayudará a ver cuál es la mejor forma de implementar la IA en base a tus objetivos.
- Datos. La preocupación sobre la transparencia de los algoritmos y la calidad de los datos ha planteado muchas dudas ante la adopción de la IA. Aunque las soluciones de IA pueden mejorar la calidad de los datos y su precisión, es importante preparar los datos antes de implementarlos para optimizar los resultados.
Parece evidente que la IA ha llegado para quedarse. Dados los beneficios que ofrece en el trabajo, tanto en el ámbito de elaboración y gestión de nóminas como en cualquier otro, parece ser que, aunque el apogeo de la IA pase, esta tecnología seguirá siendo indispensable en todos los sectores. Como muchos otros avances anteriores, desde el teléfono móvil hasta el ordenador, las empresas que quieran permanecer en la vanguardia de una industria en constante cambio deben considerar seriamente adoptar esta nueva tecnología. Al identificar y entender estos miedos limitantes, puedes reducir la reticencia a la IA y asegurar que tu empresa se beneficia al máximo de su potencial.
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