Succesverhaal van een klant: Manitou Group

Het HR- en HRIS-team hebben samengewerkt om dit project te voltooien. Ze hebben voor de HR-organisatie een stappenplan gemaakt dat aansluit bij de algehele strategie van het bedrijf. 

Manitou Group versnelt zijn digitale HR-transformatie 

Sinds de lancering van de eerste vorkheftruck in 1958 heeft de Manitou Group zich in de loop der jaren verder ontwikkeld. Een opmerkelijk feit was dat het bedrijf in 1972 internationaal ging met de opening van een Britse dochteronderneming. Tegenwoordig heeft de groep 30 dochterondernemingen in 24 landen en distribueert producten naar meer dan 140 landen. 
 
Vincent Romain, HRIS-manager, vertelt: "Bij de overname van Gehl in de Verenigde Staten in 2008 begonnen we met de implementatie van HR-procedures op groepsniveau. We beschikten toen echter nog niet over de juiste oplossing om dit te doen. Het begon met Excel. 
 
De eerste poging tot harmonisatie toonde al snel de grenzen van onze aanpak aan. De noodzaak om processen te digitaliseren werd duidelijk. 
 
In 2013 selecteerde Manitou Group de oplossing SAP SuccessFactors om het management van zijn talentdata te overzien en te reorganiseren. Het doel was om in alle landen een gecentraliseerd en gedeeld overzicht te krijgen van werving, gestelde doelen, jaaroverzichten en organigrammen. 
 
Met deze eerste stap werd het mogelijk om een echt intern HR-netwerk te creëren. Het resultaat was dat het hoofdkantoor en de dochterondernemingen met elkaar werden verbonden door gemeenschappelijke praktijken en een gedeelde visie. 

Hoofddoelstelling: dataconsistentie met Core HR 

Voortbouwend op dit eerste succes vond in 2017 de tweede fase plaats van de digitale HR-transformatie van de Manitou Group. 
 
Naast de afstemming van talentmanagementpraktijken hebben teams in de loop van 4 jaar diverse tools geïmplementeerd. Dit zijn onder andere het opzetten van een Core HR-systeem, een module voor vergoedings- en voorzieningenmanagement en een intern sociaal netwerk (allemaal op SAP SuccessFactors). 
 
"Wat we hebben afgerond, is een grote vooruitgang in onze organisatie, maar we misten nog een consistente werknemersdatabase", vertelt Vincent Romain. 
 
"Het beheer en de administratie van onze procedures kostte nog steeds veel tijd. We merkten een vertraging en inconsistenties op in data-updates en onze datatools en financiële tools waren niet compatibel. Daarnaast ontbrak het ons aan informatie met betrekking tot werknemers, zoals operators op productielocaties die geen pc hadden". 
 
Om die reden is het besluit genomen om Employee Central, SAP SuccessFactors Core HR te implementeren. Daarna werd eind 2018 gestart met aanbestedingen. 

De juiste partner kiezen: functioneel reactievermogen en internationale dekking 

Begin 2019 werd Alight door Manitou Group geselecteerd als provider om Employee Central op te zetten. 
 
Vincent Romain vertelt het volgende over de redenen voor het partnerschap: "Het concurrentievoordeel van Alight wordt veroorzaakt door het geboden reactievermogen en de mogelijkheid om lokale middelen te mobiliseren in elk land waar we Core HR hebben geïmplementeerd". 
 
De implementatie van Employee Central voor alle groepsentiteiten duurde slechts enkele weken en verliep volgens planning. En dat nog wel terwijl een ongekende gezondheidscrisis plaatsvond en de nodige aanpassingen in de opstartfase moesten worden doorgevoerd. 

Implementatie van Employee Central op tijd...ondanks enige afstemming 

Bij de start van het project stonden de Manitou-teams voor drie uitdagingen: 

• De beste manier bepalen om de wereldwijde sjabloon te definiëren. Ze bespraken of het hoofdkantoor, dat samenwerkt met landen, het sjabloon moest definiëren of dat ze de lokale managers in de diverse landen er volledig bij moesten betrekken. Bij de laatste optie zouden de betrokken personen naar Frankrijk moeten reizen en vergaderingen moeten organiseren. En dat kwam dan nog bovenop hun al drukke schema. Uiteindelijk is gekozen voor het samenwerkingstraject van het hoofdkantoor met de dochterondernemingen. 

• Het afstemmen van bedrijfs- en HR-processen op de standaarden van SAP SuccessFactors Employee Central, waarbij compromissen werden gevonden. 

• Een ander cruciaal punt was het kiezen van de juiste architectuur, dat wil zeggen de Core HR, de master of slave. Manitou Group heeft gekozen voor een slave-architectuur. Het was haalbaar met Employee Central en paste beter bij de organisatie. 

Deze aanpassingen bij de start van het project hadden echter geen invloed op de voortgang van de implementatie van Employee Central. Zelfs de COVID-19-pandemie die midden in de bemoeilijkte afronding van fase 3 plaatsvond, had hier geen invloed op. 

• Fase 1 (Azië, MEA): afgerond in december 2019 (op tijd geleverd); 

• Fase 2 (Europa, exclusief Frankrijk): afgerond in april 2020 (op tijd geleverd); 

• Fase 3 (Frankrijk en de Verenigde Staten): gepland voor juni 2020. Geleverd in juli 2020. 

Data onder controle: op weg naar HR-analyses! 

Manitou Group is nu in staat om de voordelen van de Core HR te meten: 

• vergoedingsdata zijn direct toegankelijk. 

• Alle medewerkers (zelfs degenen zonder toegang tot een pc) zijn opgenomen in het HR-systeem. Hierdoor worden fouten in personeelsupdates geëlimineerd. 

• Core HR werkt samen met de financiële tools van de groep, wat tijd bespaart en uiterst betrouwbaar is. 

• De integratie van verschillende modules van SAP SuccessFactors ligt op schema. Daarmee wordt het management van bedrijfsbrede vergoedingscampagnes (Frankrijk en internationaal) vereenvoudigd. 

De implementatie van 'People Analytics', waardoor dynamische opmaak van informatie in de Core HR mogelijk is, is de laatste stap in de implementatie. 
 
De samenwerking met Alight ging uiteindelijk nog verder na de afronding van het Employee Central-project. Het HRIS-onderhoud van Manitou Group is nu uitbesteed aan Alight.