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Nell'industria moderna, i manager di funzioni di supporto come HR e finance devono saper fare di più con meno, soprattutto ora. Investono nell'automazione dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), ma spesso hanno difficoltà a capire come ottenere il meglio da questi sistemi.
Con l'impegno di tutta l'organizzazione e l'attenta esecuzione di cinque fasi fondamentali, i team di finance e HCM possono sfruttare in modo ottimale i sistemi ERP trasformandoli un "motore di automazione" che consente di migliorare i processi aziendali e l'efficienza organizzativa in generale.
1. Identificare e stabilire gli obiettivi
Il primo passo verso l'automazione è stabilire il preciso obiettivo di ridurre al minimo le eccezioni e massimizzare quello che in finanza si chiama straight-through-processing (STP), ovvero l'elaborazione interamente automatizzata delle transazioni. Un'eccezione è qualsiasi cosa che possa bloccare il lavoro, ad esempio un'interruzione del lavoro per ottenere un'approvazione, altri dati oppure per svolgere ulteriori ricerche offline. Le eccezioni rendono l'automazione più difficile da sviluppare e mantenere e influiscono negativamente sull'efficienza, la qualità, la puntualità, il controllo interno, l'efficacia complessiva e la scalabilità. Un obiettivo STP deve iniziare a livello di management ed essere incluso formalmente negli obiettivi dei singoli individui. A livello individuale, è necessario identificare la persona o il ruolo che rappresenta la causa diretta di specifiche eccezioni. Occorre fare attenzione a non ritenere le persone responsabili di eccezioni sulle quali non hanno alcun controllo.
2. Creare una base solida
Come per qualsiasi processo di costruzione, è necessario avere un'infrastruttura o fondamenta solide per sfruttare al massimo l'automazione dei sistemi ERP. Le fondamenta sono costituite da sette componenti importanti, descritti di seguito.
Politiche. Le politiche e i controlli interni devono essere rivisti e aggiornati con l'obiettivo generale di ridurre al minimo le eccezioni per cliente, fornitore, approvatore e separazione delle funzioni. È necessario stabilire un metodo per documentare e monitorare le eccezioni, preferibilmente all'interno dell'ERP. Politiche più severe migliorano l'efficienza del back office, ma riducono la flessibilità del front office. Nell'ambito di una revisione periodica delle politiche, si dovrebbe trovare un equilibrio tra efficienza e controllo.
Processi. I punti critici e le eccezioni devono essere esaminati a livello di singola attività. Occorre definire formalmente il processo che può produrre subito il risultato desiderato e impedire alle singole attività di avanzare alle fasi successive se non dispongono delle approvazioni e dei dati necessari. Le regole di passaggio delle consegne devono essere definite e configurate nell'ERP sotto forma di regole aziendali e flussi di lavoro.
Performance. Le eccezioni devono essere classificate per tipo e priorità. Può risultare pratico classificarle in base a chi ha causato l'eccezione. Nella contabilità fornitori, il tipo di eccezione può essere per fornitore, acquirente, responsabile delle richieste di approvvigionamento e così via. Le eccezioni devono quindi essere monitorate, osservandone anche le tendenze. Molti ERP dispongono di report standard che possono essere utili in questo processo, ad esempio quelli che segnalano le discrepanze tra ordini di acquisto e fatture. I report sulle performance devono essere utilizzati per promuovere il miglioramento continuo.
Organizzazione. Le interruzioni si verificano più comunemente nei processi end-to-end che abbracciano più funzioni aziendali. Ad esempio, le attività P2P (Purchase-to-Pay) o le richieste di approvvigionamento possono iniziare dal reparto di gestione della supply chain o in qualsiasi altra parte dell'organizzazione e terminare in finance. Le principali interruzioni del processo si verificano in genere nel passaggio delle consegne da una funzione all'altra. È fondamentale intervenire su questi punti critici fissando obiettivi comuni che partono dall'apice dell'organizzazione e arrivano agli obiettivi di performance dei singoli individui. Senza un impegno a migliorare i processi tra le funzioni, il potenziale per l'automazione è spesso fortemente limitato.
Talento. Persone con il giusto atteggiamento, motivazione, talento e competenze sono fondamentali per implementare i cambiamenti nel processo complessivo al di là del loro ambito di competenza immediato. Incorporando più regole e flussi di lavoro nel sistema si riduce la necessità di fare affidamento sulle persone, ma il talento rimane un ingrediente innegabilmente importante per promuovere l'automazione. Oltre che per cambiare i processi, il talento è necessario per progettare, implementare e utilizzare strumenti di automazione come l'RPA (Robotics Process Automation). Questo tipo di talento si può trovare tra i dipendenti, i collaboratori temporanei o le risorse in outsourcing. È utile fare un inventario delle competenze, prendendo nota delle eventuali carenze e ponendovi rimedio.
Dati. Dati master errati, incompleti, duplicati, non standard o altrimenti inadeguati sono il tipo di eccezione più comune che ostacola l'STP e l'automazione. Un approccio organizzato alla pulizia e alla gestione dei dati master è fondamentale per il successo di qualsiasi iniziativa di ottimizzazione o automazione dei processi.
ERP e tecnologia. Molti processi comportano l'inserimento, la revisione, lo spostamento e l'approvazione di dati. I modi per automatizzare le attività di gestione dei dati sono sostanzialmente quattro: integrazione dei sistemi, regole e flussi di lavoro ERP, software di automazione aziendale come l'RPA e applicazioni desktop come Microsoft Excel. Le regole e i flussi di lavoro ERP possono essere strumenti molto efficaci e devono essere sfruttati appieno prima di implementare l'RPA. Possono essere utilizzati per rinviare un prodotto di lavoro al relativo iniziatore se determinati criteri o regole predefiniti non vengono soddisfatti. In assenza di regole e flussi di lavoro, si ha spesso a che fare con e-mail e registri di follow-up offline che rendono il sistema estremamente inefficiente e soggetto a errori. Il momento ideale per sviluppare le regole è quando si implementa un sistema ERP nuovo, ma possono anche essere aggiunte nell'ambito di un piano di miglioramento continuo.
Gli strumenti di automazione software di terze parti hanno lo scopo di integrare l'architettura e l'infrastruttura dei sistemi (ovvero con integrazioni, regole e flussi di lavoro). L'uso dell'RPA come rimedio per automatizzare flussi di sistema e gestione dei dati scadenti può diventare ingestibile. Le regole e i flussi di lavoro ERP devono essere progettati per rendere operative le politiche e i controlli interni. Se si punta a un livello di STP massimo, la configurazione delle regole e del flusso di lavoro ERP può sembrare molto diversa da una configurazione tradizionale. In generale, le regole e il flusso di lavoro riportati di seguito permettono di creare un ERP con la massima automazione.
3. Formalizzare il change management
Quando sono presenti regole aziendali e flussi di lavoro rigorosi che indicano all'ERP di rinviare il lavoro all'iniziatore per correggere le eccezioni, spesso le persone interessate vedono cambiare notevolmente le proprie attività e il proprio carico di lavoro e a volte può capitare che si sentano sopraffatte da questo cambiamento. È dunque necessario prevedere attività formali di change management come parte dell'implementazione delle regole e del flusso di lavoro finalizzati all'STP. Queste attività possono includere una stima dei cambiamenti nel carico di lavoro, la comunicazione di tali cambiamenti, la raccomandazione di modifiche temporanee e permanenti all'organico e l'approvazione e/o implementazione dei cambiamenti concordati.
4. Ottimizzare l'automazione del sistema ERP
Gli strumenti di automazione aziendale come l'RPA integrano le regole ERP e l'automazione dei flussi di lavoro. Sono comunemente usati per leggere, convalidare e inserire automaticamente i dati in formato PDF. Possono anche essere utilizzati per imitare le attività umane svolte al di fuori dell'ERP, come la produzione di report, l'estrapolazione di cifre dai report, l'allocazione o la manipolazione di tali cifre e l'inserimento di dati nell'ERP. Un utilizzo comune dell'RPA è l'acquisizione delle fatture in formato PDF dei fornitori, ovvero la lettura, la convalida e l'inserimento dei dati delle fatture nell'ERP senza necessità di intervento umano. Le iniziative di automazione devono essere guidate da persone che comprendano sia i processi che la tecnologia di automazione. Queste risorse devono essere identificate, protette e preparate al meglio implementando tutte le fasi descritte sopra.
5. Promuovere il miglioramento continuo
L'automazione non è un'attività una tantum, ma fa parte di un programma generale di miglioramento continuo strettamente legato alla gestione delle performance, come spiegato sopra. Le percentuali di automazione devono essere misurate, anche in relazione ai trend, e le eccezioni devono essere misurate e suddivise per tipo. Inoltre, è necessario analizzare i tipi di eccezione e quindi sviluppare e implementare i relativi piani di mitigazione. Le metodologie formali di miglioramento continuo, come Six Sigma, possono essere utili per mantenere le persone e i processi aggiornati. Le soluzioni che forniscono dashboard giornalieri, come l'esempio seguente, possono contribuire a mantenere l'attenzione sulle attività giuste.
Diagnostica P2P
Dashboard di automazione e delle eccezioni
Oltre a migliorare l'efficacia, il controllo, l'efficienza, la puntualità e la qualità dei processi, l'automazione contribuisce a liberare preziose risorse qualificate per attività più strategiche.
Dare vita all'automazione
L'automazione ERP non deve necessariamente comportare una scelta drastica, o tutto o niente. Tuttavia, l'adozione di un approccio olistico incentrato su un ERP ben progettato offre risultati più efficaci e sostenibili. Se ti interessa saperne di più sull'automazione o vuoi un aiuto per realizzare i tuoi progetti, parla con un esperto Alight.
