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8 domande da porre quando si valuta un fornitore di payroll

In che modo il fornitore gestisce situazioni complesse come la tassazione multigiurisdizionale? 

Il fornitore deve gestire le allocazioni fiscali regolari in base alla configurazione del sistema payroll. Inoltre deve essere in grado di gestire le allocazioni fiscali che variano in ogni periodo retributivo. A seconda del sistema temporale utilizzato, il fornitore deve anche sviluppare funzionalità che consentano la suddivisione delle allocazioni fiscali, in modo da poter suddividere le detrazioni lorde nella stessa allocazione degli utili. 

 

In che modo il fornitore gestisce la registrazione delle stock option o delle RSU? 

Sarebbe utile prevedere un'integrazione che fornisca all'amministratore delle azioni gli stati e le località, come necessario, e le relative aliquote fiscali. Molti amministratori delle azioni non dispongono delle tabelle fiscali del payroll e l'integrazione fornirebbe loro le informazioni necessarie affinché possano fornire i dati relativi a retribuzioni e imposte necessari per le registrazioni del payroll. 

 

Qual è la percentuale di puntualità e accuratezza del fornitore per quanto riguarda gli adempimenti fiscali? Quante penalità ha dovuto pagare per conto dei suoi clienti, approssimativamente? 

Puntualità e accuratezza degli adempimenti fiscali contano fino al 100° percentile. Alight può vantare una percentuale di successo del 99,99%. Abbiamo condotto estesi studi comparativi sulla concorrenza, dai quali è risultato che i nostri clienti pagano molte meno penalità con noi che con altri fornitori di servizi fiscali. Per garantire precisione nella compilazione delle dichiarazioni fiscali e puntualità nei versamenti, il fornitore deve predisporre procedure di controllo qualità e attività di quadratura e riconciliazione rigorose. 

 

Quali programmi di controllo qualità e relative procedure di audit sono in atto? 

Il fornitore di servizi payroll deve adottare una serie di procedure di controllo qualità e audit durante l'intero processo. Deve anche disporre di uno strumento che tenga traccia di tutti i passaggi di qualità all'interno del processo e che fornisca avvisi e notifiche automatizzati al team di payroll per garantire che tutti i passaggi necessari siano stati completati prima di passare alla fase successiva. Query e report di controllo utilizzati per ogni ciclo retributivo devono essere archiviati all'interno di questo strumento a fini di audit. 

 

Se il fornitore gestisce i rapporti con le banche, quando deve richiedere la liquidità per le retribuzioni nette, i sequestri conservativi e le trattenute? 

La disponibilità della liquidità per le retribuzioni nette viene di solito richiesta due giorni prima della data di pagamento. Per le trattenute, la disponibilità finanziaria dovrebbe essere richiesta per la data in cui è dovuto il versamento dell'imposta, indipendentemente dalla data di pagamento degli stipendi. Il fornitore non deve richiedere la liquidità per le trattenute fino a quando queste non sono dovute. 

 

In che modo il fornitore gestisce l'amministrazione completa dei sequestri conservativi? 

I migliori fornitori di servizi di payroll utilizzano strumenti appositi per gestire i sequestri conservativi o i pignoramenti cautelari; tali strumenti non solo conservano copie elettroniche delle transazioni, ma mettono anche a disposizione dei soggetti interessati un portale dove possono essere caricati i dati a fini di consultazione. Lo strumento dovrebbe interagire in tempo reale con Workday e con il team per consentire al fornitore di gestire i sequestri conservativi per tutte le buste paga ordinarie e straordinarie. 

 

In che modo il fornitore gestisce la riconciliazione delle trattenute? 

Per garantire l'accuratezza e la puntualità degli adempimenti fiscali, la riconciliazione di tutte le tasse e i contributi deve essere effettuata su base giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale e annuale. 

 

Fra i servizi offerti dal fornitore, è compresa senza costi aggiuntivi la presentazione di rettifiche e la registrazione di nuove giurisdizioni? 

Assicurati che la soluzione proposta dal fornitore sia davvero completa. Molti fornitori affermano di fornire un servizio completo, ma spesso addebitano costi aggiuntivi per la presentazione di rettifiche e la registrazione di nuove giurisdizioni. 

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