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10 requisiti di un partner di automazione dei processi HR

Nell'episodio di Alight on "Cloud transformation during disruption and change" (L'adozione del cloud in tempi di incertezza e cambiamento), abbiamo discusso di come le carenze di personale evidenziate dal COVID-19 potrebbero accelerare drasticamente l'introduzione di processi automatizzati sul posto di lavoro. Alight ha quindi delineato le 10 caratteristiche principali che un'organizzazione dovrebbe cercare nel partner a cui intende affidare l'implementazione di un sistema di automazione. 

Il mercato pullula di consulenti in tecnologie di automazione dei processi impazienti di offrirti i loro servizi. Queste tecnologie, che spaziano dalla RPA (Robotic Process Automation) all'intelligenza artificiale, non sono semplicemente l'ultima moda, ma il futuro del settore, e sono sempre più richieste dalle organizzazioni che temono di farsi trovare impreparate da cambiamenti improvvisi e imprevisti dell'organico. Sono ormai uno strumento indispensabile nell'inarrestabile corsa verso processi, prodotti e servizi più rapidi, più economici e migliori. 

Che cosa esigere da un partner, dunque? Ecco alcuni suggerimenti utili per le organizzazioni. 

  1. Velocità del servizio 
    Un partner specializzato in automazione dei processi aziendali dovrebbe conoscere bene le problematiche più comuni delle organizzazioni e disporre già di bot standard per affrontarle. Se i bot sono ben progettati, la loro implementazione non dovrebbere richiedere più di un paio di settimane. 

  1. Semplicità di implementazione 
    Il partner dovrebbe essere in grado di implementare le sue soluzioni RPA standard in background. Una volta autorizzato ad accedere a sistemi, dati e documenti, dovrebbe essere in grado di procedere senza coinvolgerti ulteriormente. L'implementazione di bot standard è un'attività, non un progetto IT di vasta portata. 

  1. Comprovata funzionalità della soluzione 
    Se le sue soluzioni sono già ampiamente sperimentate, il partner dovrebbe essere in grado di dimostrare che funzionano basandosi sui tuoi dati più recenti. Inoltre, dovrebbe essere capace di utilizzare i risultati dei test per aiutarti a redigere un business case attendibile a sostegno di una decisione a favore o contro l'implementazione. 

  1. Garanzie economiche 
    Un partner serio sostiene le sue affermazioni con i fatti, in modo che il tuo investimento si dimostri vantaggioso sin dall'inizio: se crede davvero nei suoi servizi, dovrebbe essere disposto a rinunciare a parte del suo guadagno qualora la soluzione non consegua determinati obiettivi. 

  1. Sicurezza 
    La sicurezza è imprescindibile. Esigi che il partner rispetti le tue prassi e regole per la condivisione di dati e file e chiedigli prova di aver superato audit indipendenti e di essere in regola con tutte le normative applicabili. 

  1. Scalabilità e adattabilità 
    Oggigiorno il cambiamento costante è la norma per le organizzazioni: acquisizioni, cessioni, riorganizzazioni, sostituzioni delle piattaforme tecnologiche... le soluzioni di automazione devono essere in grado di adattarsi alla crescita e al cambiamento con il minor disturbo possibile per le attività. 

  1. Capacità di evoluzione 
    L'automazione non si esaurisce con i bot: la sua efficienza è determinata dalla solidità dei processi sottostanti. Le soluzioni di automazione dovrebbero perciò essere provviste di funzioni diagnostiche che evidenziano le aree problematiche dove non è stato possibile automatizzare il processo e perché; sulla base di tali informazioni si potranno quindi perfezionare continuamente i processi allo scopo di aumentare sempre di più le percentuali di automazione. 

  2. Integrazione 
    Le soluzioni di automazione non devono causare frizioni con i sistemi esistenti; i bot devono integrarsi perfettamente nell'architettura tecnologica sottostante, altrimenti saranno comunque necessarie operazioni manuali e regole di convalida ridondanti o si verificheranno altre inefficienze. Il partner dovrebbe proporti scelte di integrazione alternative – ad esempio API, caricamento di modelli o un'interfaccia di input automatizzata – e spiegarti le opzioni disponibili e i pro e contro di ciascuna. 

  3. Esperienza 
    I programmi di automazione spesso iniziano con processi transazionali e basati sui dati per i quali esistono soluzioni di automazione già convalidate. Questi processi di solito fanno parte del back office. Molte delle funzioni correlate sono simili per tutti i settori, come la selezione del personale, l'onboarding, l'elaborazione delle fatture e l'applicazione di cassa. Pertanto, un partner con sufficiente esperienza dovrebbe già sapere quali processi si prestano maggiormente all'automazione ed essere in grado di delineare rapidamente una roadmap generale per il tuo progetto di automazione. 

  1. Insight 
    Una soluzione di automazione non serve solo a rendere le operazioni più veloci e più economiche, ma anche a migliorare molti aspetti dell'attività e a ottenere informazioni preziose. Le tue soluzioni non dovrebbero solo automatizzare una parte del lavoro, ma dovrebbero aiutarti a capire come aumentare la percentuale di automazione. Un bravo partner dovrebbe anche aiutarti a individuare e risolvere i problemi di controllo, spiegare le varianze, migliorare le previsioni e, in ultima analisi, aiutarti a prendere decisioni migliori. Chiedi al partner in che modo le sue soluzioni possono contribuire ad accrescere gli insight sulla tua azienda. 

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