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8 points pour évaluer un prestataire de gestion de la paie

Comment un prestataire doit-il gérer les questions complexes comme la fiscalité multi-juridictionnelle ?

Le prestataire doit gérer les déductions fiscales d'après la configuration requise dans le système de paie. Il doit aussi pouvoir gérer celles qui changent à chaque période de paie. En fonction du système de comptabilisation du temps de travail, le prestataire doit également développer la ventilation d'une déduction fiscale, afin de fractionner les retenues avant impôt dans la même répartition des gains.

 

Comment le prestataire de paie gère-t-il l’enregistrement des stock options ou des RSU ?

Une intégration qui indique les états et les localités (si applicable) à l'administrateur boursier et les taux d'imposition associés doivent s'appliquer. Sachant que de nombreux administrateurs boursiers ne disposent pas de tableaux des taxes sur salaires, cette approche leur fournit les données nécessaires pour enregistrer la paie en indiquant les données appropriées (salaires et fiscalité).

Le prestataire rend-ils les déclarations fiscales en temps voulu et sans erreurs (pourcentage d'exactitude) ? Quelles sommes approximatives a-t-il dû régler au titre de pénalités pour le compte de ses clients ?

Le dépôt dans les temps des déclarations de revenus et le pourcentage d’exactitude comptent jusqu’au 1/100e percentile. Chez Alight, nous avons plus de 99,99 % de réussite. Nous avons fait de nombreuses analyses comparatives avec d’autres prestataires dans ce domaine et fait économiser des sommes importantes à nos clients. Pour effectuer les déclarations de revenus, dépôts et paiements avec une qualité optimale, il faut prendre en compte les contrôles d’assurance qualité ainsi que les opérations d’équilibrage et de rapprochement en compte.

 

Quels sont les programmes d’assurance qualité et les contrôles de vérification associés mis en place ?

Un certain nombre de routines de qualité et de contrôle doivent être mises en place tout au long du cycle de vie du processus de paie. Un prestataire de gestion de la paie doit disposer d'un outil de suivi et de surveillance pour contrôler la qualité à chaque étape. Cet outil doit envoyer automatiquement des alertes et des notifications à l’équipe qui gère la paie, afin que celle-ci soit sûre d'avoir effectué toutes les actions requises avant de passer à l'étape suivante. Les requêtes contentieuses et les rapports d'audit utilisés pour chaque cycle de paie doivent être stockés dans cet outil à des fins de vérification.

 

Lorsque le prestataire gère la relation bancaire, à quel moment le financement doit-il être demandé pour la rémunération nette, la saisie-arrêt et l’impôt ?

Souvent, le financement de la rémunération nette est demandé deux jours avant la date de règlement. Pour l’impôt, le financement doit être demandé à la date d’échéance de l’impôt et non à celle du chèque. Le prestataire ne doit pas demander de financement à la date du chèque et conserver les fonds jusqu'à la date d'exigibilité.

 

Comment le prestataire de gestion de la paie gère-t-il la saisie-arrêt de bout en bout ?

Un excellent prestataire de gestion de la paie dispose d'un outil de saisie-arrêt qui l'aide à gérer la solution de bout en bout. Cet outil contient la copie électronique des saisies-arrêts, et offre aussi un portail client permettant de gérer le processus d'importation et le statut de chaque saisie-arrêt à titre de référence. Cet outil doit interagir en temps réel avec Workday et l'équipe pour que le prestataire puisse gérer le processus de saisie-arrêt pour tous les cycles de paie sur demande et sur cycle.

 

Comment le fournisseur gère-t-il le rapprochement des charges sociales ?

Le rapprochement de tous les passifs fiscaux et acomptes d’impôt sur la masse salariale doit se faire sur une fréquence journalière, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle, pour que le prestataire puisse garantir un niveau élevé d'exactitude des acomptes et des déclarations de charges sociales.

 

Le contrôleur fiscal du prestataire de gestion de la paie inclut-il dans ses services, sans frais supplémentaires, le dépôt des modifications et l’enregistrement dans une nouvelle juridiction ?

Assurez-vous que votre prestataire de gestion de la paie offre une véritable solution de bout en bout. De nombreux prestataires affirment que c'est le cas, pour ensuite facturer des frais supplémentaires pour le dépôt des modifications et l’enregistrement dans une nouvelle juridiction.

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