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Dans notre épisode d'Alight on consacré à la transformation Cloud en période de perturbations et de changements, nous avons vu comment les écarts observés dans le personnel pendant la pandémie pouvaient déclencher une accélération notable de l'automatisation dans l'espace de travail. Alight a identifié 10 critères qu'un partenaire d'automatisation doit remplir pour que votre entreprise réussisse son déploiement.
Les partenaires et les consultants en automatisation sont légion et ils se battent pour susciter votre intérêt. Dans ce domaine, la technologie est variée, de l'automatisation des processus robotisés (RPA) à l'intelligence artificielle (IA), et ce n'est pas juste une mode éphémère. Elle est même d'autant plus recherchée que les entreprises veulent parer aux conséquences d'un changement ou d'une perturbation impactant leur personnel. C'est une technologie mature et un outil essentiel, dans une conjoncture qui veut toujours plus, toujours plus vite et toujours moins cher.
Voici quelques suggestions pour répondre à la question : Que faut-il attendre d'un partenaire d'automatisation?
1. Rapidité Les partenaires d'automatisation doivent connaître les difficultés les plus courantes des entreprises, et proposer des bots standard capables de les régler directement. S'ils sont bien conçus, ces bots peuvent être mis en service en seulement quelques semaines.
2. Simplicité Vos partenaires d’automatisation doivent pouvoir mettre en œuvre leurs solutions RPA standard sans vous déranger. Vous devez leur donner accès au système, aux données et aux documents nécessaires, et les laisser mener leurs tâches quotidiennes en intervenant aussi peu que possible. Mettre en œuvre des bots standard n'est pas un projet informatique, c'est une activité.
3. Expérience Si vos partenaires d’automatisation ont des offres matures, ils doivent pouvoir vous prouver que leurs solutions fonctionnent avec vos données les plus récentes. Ils doivent aussi savoir utiliser ces résultats de test pour vous aider à élaborer un business case solide permettant de concrétiser le projet.
4. Autofinancement Les vrais partenaires font des propositions concrètes et acceptent de facturer leurs services de telle manière que votre cash flow sera positif dès le début. S'ils croient vraiment en leurs services, ils accepteront sans doute de mettre en jeu leur paiement si certaines mesures de performances ne sont pas concluantes.
5. Sécurité Il n'est pas question de transiger sur la sécurité. Insistez pour que vos partenaires d’automatisation se plient à vos exigences sur le partage de données et de fichiers, et demandez-leur de prouver qu'ils respectent toutes les réglementations applicables et que des audits tiers ont été menés dans ce domaine.
6. Évolutivité et adaptabilité Si votre entreprise est typique, elle connaît des changements constants : achats, cessions, réorganisation et adoption de nouvelles plates-formes technologiques. Vos solutions d'automatisation doivent pouvoir suivre facilement votre croissance et s'adapter aux changements avec un minimum de perturbations.
7. Évolution Les bots ne sont pas une solution universelle. L'automatisation ne vaut que par les processus sous-jacents et les solutions choisies doivent s'accompagner de diagnostics expliquant où il n'a pas été possible d'automatiser et pourquoi. Il faut s'appuyer sur cette analyse pour améliorer les processus et pousser l'automatisation en continu.
8. Intégration Les solutions d’automatisation doivent être transparentes. Il faut que les bots soient entièrement intégrés à l’architecture technologique sous-jacente. Si ce n'est pas le cas, certaines interventions manuelles resteront requises, des règles de validation redondantes pourront exister et l'efficacité ne sera pas toujours au rendez-vous. Vous devez pouvoir choisir, par exemple entre une API et un modèle d'importation ou l'entrée automatisée dans l'interface utilisateur. L'échange entre votre partenaire et vous doit permettre d'étudier et de bien comprendre les possibilités qui s'offrent à vous.
9. Vision prospective Les programmes d'automatisation commencent souvent par des processus transactionnels basés sur les données, pour lesquels il existe des solutions d'automatisation qui ont fait leurs preuves. Ces processus sont souvent liés au back-office et une bonne partie des fonctions associées sont similaires d'un secteur à l'autre, par exemple le recrutement, l'intégration, le traitement des factures et les demandes de paiement. Par conséquent, si votre partenaire est suffisamment expérimenté, il doit pouvoir identifier les processus à automatiser en priorité. Il doit aussi vous aider à parvenir rapidement à un taux d'automatisation élevé.
10. Analyse poussée Les solutions d’automatisation doivent vous aider à dépasser les objectifs d'accélération opérationnelle et de réduction des coûts, et à gagner en finesse d'analyse. Vo solutions ne doivent pas seulement automatiser partiellement les tâches. Elles doivent vous aider à mieux comprendre comment aller plus loin dans l'automatisation. Un bon partenaire doit aussi vous aider à repérer les problèmes de contrôle et à les résoudre, à expliquer les variations et à améliorer les prévisions pour parvenir à prendre des décisions plus judicieuses. La question à poser à votre partenaire est donc la suivante : comment ses solutions vont-elles vous aider à connaître votre entreprise plus en profondeur ?
