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Disons-le sans ambages, la gestion des temps et des activités (GTA) est une épine dans le flanc de bon nombre d’entreprises.
Et cela a des conséquences, notamment au niveau de la paie : l’incapacité à enregistrer correctement les temps est même l’une des causes principales d’erreurs. En effet, trop souvent la saisie des données relatives aux heures demeure incomplète.
Prenons, par exemple, un salarié qui pointe à son arrivée, mais oublie de le faire en partant. Ou un manager qui n’a pas validé les heures supplémentaires d’un collaborateur, qui ne va donc pas les retrouver sur sa fiche de paie. Ces cas de figure montrent bien que la gestion des temps relève de nuances qu’il est impératif de maîtriser.
Nous allons voir comment appréhender la gestion des temps, en commençant par la scinder en deux catégories : le temps négatif et le temps positif.
Le temps négatif
Le temps négatif correspond aux horaires et au temps de présence des salariés qui font des journées de travail standard, le fameux 9h-18h. Avec ces plages fixes, il n’y a rien à saisir dans le système de paie si le salarié assure les heures de présence convenues.
Il faudra uniquement consigner les exceptions : heures supplémentaires, absences, remplacements, périodes de garde ou d’astreinte, par exemple. C’est généralement le responsable désigné, voire le salarié lui-même, qui s’en chargera.
Le temps positif
Les choses sont un peu plus subtiles avec le temps positif. Dans ce cas, les salariés peuvent avoir un planning de travail prédéfini, qui constitue les « données maîtres ». Toutes les heures prévues et travaillées, ainsi que les différences éventuelles, sont comptabilisées. En pratique, cela signifie que pour être payées, toutes les heures doivent être enregistrées.
Ce mode de gestion des temps s’observe pour les postes où les salariés pointent lorsqu’ils arrivent et repartent, ou parfois pour ceux qui travaillent sous contrat.
Modes de gestion des temps
Il existe différentes solutions pour enregistrer et gérer le temps de travail, plus ou moins complexes. Selon leurs fonctionnalités, elles peuvent être paramétrées du négatif au positif.
Des solutions standard telles que Workday, SuccessFactors ou Oracle permettent ainsi de gérer le temps négatif, de consigner les absences et le temps de présence.
Cela dit, plus la gestion du temps se complexifie (en d’autres termes, plus elle évolue vers le positif), plus la solution choisie doit être sophistiquée et multi-fonctionnelle.
À mesure que l’on se déplace du temps négatif au positif, le système de gestion est de plus en plus sollicité. Pour prendre un exemple, le module spécialisé de Kronos permet d’organiser et de gérer le travail par équipes, ainsi que de préparer les plannings et de prévoir les remplacements. Il peut aussi s’intégrer à des dispositifs de pointage externes (badgeuses).
Nous vous aidons à maîtriser le temps
Le module NGA Time (développé à partir de la technologie SAP) offre des capacités allant du temps négatif au temps positif, plus complexe.
Il peut aussi s’intégrer aux systèmes SIRH existants, s’interface avec notre module hrX et envoie les données où elles doivent être traitées, par exemple dans la solution de paie et/ou le module de gestion des performances.
L’avenir de la gestion du temps
Cet article offre un aperçu général quant à la façon dont les entreprises appréhendent la gestion des temps et des activités.
Il va sans dire que le recours accru à des prestataires externes à l’entreprise ou le développement rapide du télétravail observé ces derniers mois, génèrent de nouveaux défis en matière de capture des données de temps de travail et, sans doute, de nouvelles fonctionnalités à penser et à intégrer dans les solutions spécialisées en GTA.
Il est donc très probable que les entreprises adoptent à l’avenir une GTA de plus en plus sophistiquée, d’autant plus que le nombre de collaborateurs travaillant à distance va aller en augmentant, et que des technologies telles que l’IA et la robotique vont continuer à se développer.
Seul le temps, encore lui, nous dira comment la situation va évoluer.
