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Il arrive encore souvent que d’ambitieux projets d’externalisation de la paie, couvrant un périmètre France et/ou international, promis à un brillant avenir sur le papier, ne voient pourtant jamais le jour.
Les raisons à cet état de fait, pour ne citer que les plus courantes, vont des équipes projets qui ne parviennent pas à obtenir la pleine adhésion de la direction de l’entreprise à une mauvaise définition, dès le départ, des services à inclure pour parvenir aux objectifs.
Cet article propose donc de passer en revue six pistes à suivre pour vous assurer que votre projet d’externalisation puisse avoir lieu dans les meilleures conditions.
- Engagez un cabinet d’aide au choix pour l'externalisation de la paie
Chacun son domaine de compétences ! L’externalisation de la paie n’est sans doute pas le vôtre, ne l’oubliez pas.
Il peut donc être bénéfique de recourir aux services d’un cabinet d’aide au choix indépendant pour vous assister dans votre démarche.
Prenez le temps de trouver un spécialiste reconnu, capable de vous accompagner tout au long de votre projet. Avant de vous engager, sollicitez l’avis de clients qui ont récemment fait appel à ce cabinet. - Identifiez précisément les services requis
En préambule à la rédaction de votre appel d’offres, mieux vaut commencer par bien déterminer ce que vous souhaitez externaliser.
Demandez-vous ce que vous souhaitez exactement obtenir et quels seront les services à confier à un prestataire : la paie, la gestion du personnel, les rémunérations (Comp & Ben), la gestion des temps et des activités, la gestion des talents, l’administration du personnel, le support/help desk pour les salariés.
Point essentiel: à l’issue de l’exercice, vous devriez avoir les idées plus claires quant à une possible répartition des tâches entre celles à externaliser et celles à conserver en interne, ainsi que le ou les prestataires possibles pour s’en charger.
Identifier vos besoins réels vous donnera non seulement une image claire des caractéristiques requises pour votre projet, mais également des informations contextuelles relatives à l’organisation de votre entreprise et à celle de vos équipes RH/paie.
Cette approche vous permettra aussi de comparer plus facilement les propositions chiffrées qui vous seront faites par la suite.
Si vous travaillez avec un cabinet d’aide au choix, cette phase doit évidemment faire partie de sa mission.
- Créez votre business case
Bien souvent, le business case est entouré d’une part de mystère.
Certains projets ne voient jamais le jour en raison de business cases mal rédigés, peu maîtrisés ou comparant les mauvaises informations.
Là encore, un cabinet d’aide au choix doit pouvoir vous aider à concevoir un document qui va inclure : les services recherchés, votre organisation actuelle, votre organisation cible une fois le projet mis en place et la comparaison des coûts, à savoir coûts actuels versus coûts futurs.
Bien entendu, les prestataires de votre shortlist doivent être partie prenante dans cet exercice car vous aurez non seulement besoin d’informations de leur part, mais ils pourront également vous guider en fonction de leur expérience par rapport à d’autres projets.
Selon votre niveau de maîtrise de cette étape, le cabinet d’aide au choix pourra être l’interlocuteur qui se chargera de travailler aux business cases avec les prestataires qui feront partie de votre appel d’offre.
Bien entendu, si vous êtes familier avec l’exercice ou si votre entreprise est suffisamment organisée, cette étape pourra être gérée directement par vous.
Restez néanmoins compréhensifs vis-à-vis des prestataires, par exemple en acceptant le fait qu’ils feront nécessairement une marge bénéficiaire sur leurs services (ce qui est d’ailleurs tout à fait normal), et réfléchissez ensemble à un business case réaliste. C’est la condition pour que le projet soit, au final, satisfaisant pour toutes les parties prenantes.
Enfin, gardez à l’esprit que vous vous engagez dans une relation à long terme, dont la réussite repose sur des intérêts mutuels. C’est la fameuse situation « win-win ».
- Visitez des centres de services partagés
Un point déterminant au cours du cheminement de votre projet est de consacrer du temps à visiter des centres de services partagés clients chez les prestataires identifiés.
Et si possible, choisissez des centres d’envergure!
En effet, dans les contrats d’externalisation de paie à l’échelle internationale, il est extrêmement courant que les prestataires répartissent les tâches entre celles, administratives et récurrentes, effectuées dans un centre de services partagés, et celles qui nécessitent une connaissance fine de la législation et de votre situation, qui vont être assurées par des experts plus pointus.
Comprendre comment les aspects opérationnels liés à l’externalisation de la paie, à la conformité, à l’intégration et à la gestion des données, sont pris en charge dans ces centres, va vous permettre de réellement voir, presque toucher, la façon dont le service va être effectué. Les meilleures pratiques vous apparaîtront aussi plus clairement.
Chez Alight I NGA HR, nous invitons toujours les entreprises intéressées par nos services à visiter au moins un de nos centres clients.
- Organisation : pensez aux ETP et aux services à maintenir
Un certain tabou persiste autour des Employés Temps Plein (ETP), aussi bien dans la modélisation proposée côté prestataire, que dans l’organisation du client (situation actuelle, mais également tâches à maintenir en interne une fois le contrat d’externalisation acté).
Le client craint souvent de perdre son avantage commercial s’il partage les informations sur son organisation et ses effectifs. Quant au prestataire, il ne veut pas voir sa formule secrète échapper à son contrôle.
Il faut pourtant comprendre qu’un projet ne tiendra debout et ne sera bien compris que si – l’organisation actuelle de l’entreprise – l’organisation qu’elle souhaite atteindre – et l’organisation qui sera mise en place par le prestataire pour répondre aux objectifs du projet – figurent parmi les données qui sont clairement partagées et maîtrisées des deux côtés.
- Sachez renoncer à vos processus de paie actuels
Externaliser est synonyme de quelques compromis, souvent pour le meilleur au bout du compte.
Il faudra vous y résoudre : votre nouveau prestataire (partenaire) va vous proposer d’avoir recours à des outils et pratiques qu’il a développés au fil du temps et des acquises auprès de ses autres clients.
Vous allez devoir renoncer à certains de vos bons vieux processus certes, mais vous allez par ailleurs bénéficier de toute l’innovation que peut vous offrir l’externalisation.
Dans le cas d’Alight, nous avons une grande expérience de la gestion des processus de paie. C’est notre métier. Laissez-nous vous en faire profiter.
Si votre volonté est effectivement celle de mener à bien un projet de transformation de la paie, en France et/ou à l’international, autant adopter l’attitude la plus ouverte possible vis-à-vis de votre prestataire, et communiquer avec lui en toute transparence.
Fournissez-lui les données nécessaires, détaillez les résultats vous voulez obtenir et demandez-lui d’adopter la même franchise avec vous.
Cette façon de concevoir votre partenariat aura plusieurs avantages. Vos échanges contractuels, par exemple, seront bien plus sains. Autre point essentiel : le prestataire et vous-même sortirez gagnants de l’affaire.
L’expérience l’a montré : on obtient de meilleurs résultats en réduisant de moitié le nombre de prestataires pour pouvoir leur consacrer deux fois plus de temps.
