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Principales 10 requisitos para un socio de automatización

En el episodio de Alight «Transformación en la nube durante la disrupción y el cambio», hablamos sobre cómo los cambios en la plantilla durante la pandemia de la COVID-19 podrían acelerar la automatización en el lugar de trabajo. Alight ha establecido los 10 principales requisitos de un socio estratégico de automatización para garantizar una implementación correcta.

Hay muchos socios posibles de consultoría y tecnología de automatización. Esta tecnología, que incluye desde la automatización de procesos robóticos (APR) hasta la inteligencia artificial (IA), no es una moda. Está cada vez más demandada, ya que las empresas quieren prepararse ante los cambios y variaciones en la plantilla y otros factores. Es una herramienta ya probada y esencial para trabajar mejor, más rápido y más barato.

¿Qué es un socio estratégico de automatización? Damos varias claves para las organizaciones.

1. Rapidez Los socios de automatización deben conocer los retos más comunes a los que se enfrentan las organizaciones y tener bots estándar que resuelvan directamente esos problemas. Si se diseñan bien, los bots estándar deberían implementarse en dos semanas como mucho.

2. Sencillez Tus socios de automatización deben ser capaces de implementar sus soluciones RPA estándar en un segundo plano. Tienes que darles acceso al sistema, a los datos y a los documentos para que ejecuten sus tareas diarias, sin que apenas participes. La implementación de bots estándar no es un proyecto de TI, es una actividad.

3. Solución probada Si tus socios de automatización tienen una solución ya probada, deben demostrar que funciona con los datos más recientes. Además, deberían usar estos resultados de prueba para ayudarte a preparar un modelo de negocio creíble para respaldar la transformación.

4. Autofinanciación Los socios fiables tienen unas finanzas saneadas. Cobran sus servicios de forma que obtengas rentabilidad desde el principio. Si un socio estratégico de automatización cree de verdad en lo que ofrece, no cobrará mientras no se alcancen determinados indicadores de rendimiento.

5. Seguridad La seguridad es innegociable. Haz que tus socios de automatización cumplan con tus condiciones de uso compartido de datos y archivos. Deben demostrar que han pasado auditorías de seguridad de terceros y que cumplen con la legislación vigente.

6. Adaptación y escalabilidad En el entorno empresarial, el cambio es una constante. Compras, desinviertes, reorganizas y cambias plataformas tecnológicas. Las soluciones de automatización deben ser fácilmente escalables y adaptarse a los cambios con una interrupción mínima.

7. Evolución

Los bots no lo son todo. La automatización ideal debe incluir otros procesos integrales subyacentes. Las soluciones deben contar con diagnósticos que expliquen dónde y por qué no se puede aplicar la automatización. Estos procesos son la base para mejorar y aumentar continuamente el porcentaje de automatización.

8. Integración Las soluciones de automatización deben ser transparentes. Los bots deben estar totalmente integrados en la estructura de la tecnología subyacente. De lo contrario, será necesario hacer pasos manuales, sobrarán reglas de validación y habrá otras ineficiencias. Debe haber diversas opciones de integración. Por ejemplo, API, plantilla de subida o introducción automatizada de datos en la interfaz de usuario. Es esencial que entiendas y decidas qué opciones escoger con tu socio.

9. Visión de futuro Los programas de automatización a menudo comienzan con procesos transaccionales basados en datos para los que ya hay soluciones probadas. Estos procesos suelen darse en la oficina de respaldo. En todos los sectores, hay muchas funciones similares, como la contratación, la incorporación, la facturación y los cobros. Por lo tanto, si tu socio de automatización tiene suficiente experiencia, debe saber qué procesos pueden automatizarse. Tu socio debe ser capaz de ayudarte a crear una hoja de ruta rápida de automatización de alto nivel.

10. Información Las soluciones de automatización deben permitirte trabajar mejor, más rápido y más barato, además de ofrecer información detallada. Un buen socio debe ayudarte a automatizar una parte del trabajo y a saber cómo aumentar el porcentaje de tareas automáticas. Te ayuda a detectar y solucionar problemas de control, comprender las desviaciones, mejorar las previsiones y, en última instancia, tomar decisiones informadas. Pide a tu socio potencial que te explique cómo su solución te ayudaría a conocer mejor tu empresa.

 preguntas para evaluar un proveedor de nóminas 

¿Cómo elegir un proveedor de servicios humanos que gestione aspectos complejos, como los impuestos en distintos países?

El proveedor debe calcular los impuestos según la configuración del sistema de nómina. Debe tener la capacidad de adaptarse a los cambios en distintos periodos de pago y países. Esto permite que las retenciones por impuestos se correspondan con los ingresos de los empleados. Además, ten en cuenta que ni el año fiscal ni la declaración de impuestos es igual en todos los lugares.

¿Cómo registra el proveedor de nóminas las opciones sobre acciones o unidades de acciones restringidas?

El proveedor necesita una integración para registrar los valores de distintos países y los tipos fiscales correspondientes. Pocos gestores de valores tienen tablas con los tipos fiscales para las empleados, por lo que este enfoque ofrece la información necesaria sobre la retribución y los impuestos para elaborar las nóminas correctamente.

¿Cuál es el porcentaje de precisión y puntualidad del proveedor en la presentación de impuestos? Aproximadamente, ¿cuánto paga por cuenta de sus clientes?

En Alight, nuestro porcentaje de precisión y puntualidad en la presentación de impuestos supera el 99,99 %. Hemos hecho una comparación con otros gestores y hemos descubierto que nuestros clientes pagan mucho menos con nosotros. Esto se debe a que hacemos controles de calidad y cuadramos y conciliamos partidas para garantizar que los pagos, los anticipos y las declaraciones de impuestos sean correctos.

¿Cómo se hacen el control de calidad y la auditoría?

Debe haber una serie de rutinas de calidad y control en todo el ciclo del proceso de nómina. El proveedor de nómina debe tener una herramienta para supervisar todos los pasos del control de calidad. La herramienta debe proporcionar alertas y notificaciones automatizadas al equipo de nóminas para asegurarse de que ha completado todos los pasos necesarios antes de pasar a la siguiente fase. Las consultas para comprobar datos y los informes de cada ciclo de la nómina deben almacenarse en la herramienta para auditarlos.

Si el proveedor de nóminas trabaja con cuentas bancarias, ¿cuándo pide fondos para los sueldos netos, impuestos o embargos?

A menudo, los fondos para pagar los sueldos netos se solicitan dos días antes de la fecha de liquidación. Para los impuestos, deben solicitarse solo cuando hay que pagarlos. Como norma, el proveedor debe solicitar fondos cuando tenga que pagar, según corresponda en cada caso y país.

¿Cómo gestiona el proveedor de nóminas todo el proceso de los embargos?

Un buen proveedor de nómina debe tener una herramienta que le permita gestionar los embargos durante todo el proceso. Esa herramienta no solo debe ofrecer copias electrónicas de los embargos, sino también un portal de clientes para subirlos y comprobar el estado de cada uno. Debe interactuar en tiempo real con Workday y el equipo, lo que permite al proveedor incluirlos en las nóminas, ya sean por ciclos o bajo demanda.

¿Cómo gestiona el proveedor los impuestos en la nómina?

La conciliación de todas las deducciones fiscales y pagos de la nómina debe realizarse de forma diaria, semanal, mensual, trimestral y anual. Gracias a este control de calidad, el proveedor conseguirá una gran precisión en los anticipos y las presentaciones de impuestos. Por supuesto, siempre según la fiscalidad de cada país.

¿El gestor fiscal del proveedor de nómina incluye la presentación de escritos o declaraciones complementarias y el registro de una nueva jurisdicción sin cargo adicional?

Asegúrate de que tu proveedor de nómina ofrezca una solución integral. Aunque muchos dicen que incluyen todos los servicios, a menudo, cobran tasas adicionales por presentar escritos, hacer declaraciones complementarias o registrar otra jurisdicción.

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