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Modelo operativo de SAP SuccessFactors: ¿crear o comprar?

He elegido SAP SuccessFactors. ¿Qué tengo que hacer ahora? 

Muchas empresas optan por plataformas en la nube para sus sistemas de gestión de Recursos Humanos (HRMS). Entre estas soluciones SaaS, destaca SAP SuccessFactors. Hemos observado que, cuando las organizaciones se centran tanto en qué tecnología elegir, el modelo operativo de RR. HH. se considera a veces algo adicional. 

Es importante que planifiques lo antes posible el soporte de SAP SuccessFactors, pero debes tener en cuenta varios aspectos. Por ejemplo: 

Modelo operativo en el futuro 

  • ¿Cómo doy servicio a mis empleados tras la implantación? 

  • ¿Cómo integro el resto de los sistemas y datos si no migran a SAP SuccessFactors? 

  • ¿Mi modelo operativo irá bien en todo el mundo? 

Modelo de negocio y gestión del cambio 

  • Soy consciente de que el software solo no resuelve todas las incidencias de Recursos Humanos. ¿Qué más debo hacer para que mi modelo de negocio se ponga en marcha? 

  • ¿Cómo gestiono el cambio después de la implantación y cuándo hay actualizaciones SaaS? 

Soporte continuo a Recursos Humanos, responsables y empleados 

  • ¿Cuento con mi equipo actual para dar soporte de SAP SuccessFactors o externalizo este servicio? 

  • Es difícil atraer y retener el mejor talento SaaS en RR. HH. ¿Qué puedo hacer? 

  • ¿En qué se diferencia el soporte externalizado del servicio del ERP tradicional? 

A continuación, te damos información sobre las opciones que tienes para resolver estas cuestiones. Te ayudamos en la transformación de RR. HH. con SAP SuccessFactors. 

Ahora, debes centrarte en los aspectos clave de SAP SuccessFactors. 

¿Qué es SAP en Recursos Humanos? No es solo elegir una solución, como SAP SuccessFactors, sino también tener en cuenta puntos esenciales para impulsar tu negocio y optimizar la tecnología SaaS. 

En esta transformación, la clave del éxito es centrarse en la transformación y recordar 

siempre lo siguiente: 

El soporte es fundamental. Es probable que el coste del soporte a los empleados y responsables aumente, pero este servicio es imprescindible para que hagan su trabajo eficientemente. Esta plataforma origina menos consultas que los sistemas tradicionales, pero más complejas. Se calcula que entre un 5 % y un 10 % de los empleados hará una consulta al mes. Además, muchos se quejan en redes sociales cuando no están satisfechos con la resolución de incidencias. 

Sigue habiendo riesgos en la entrega. La tecnología SaaS requiere menos conocimientos técnicos y más experiencia práctica, por lo que las capacidades necesarias ya no son las mismas después de la transformación. Por otra parte, en las empresas grandes y complejas siempre surgen necesidades específicas. Todo proyecto tiene puntos ciegos que deben detectarse y resolverse. Los gestores de proyecto deben conocer ya las incidencias que pueden surgir y actuar de forma proactiva. 

Las actualizaciones son muy rápidas. El modelo operativo de RR. HH. en la nube destaca por las actualizaciones habituales, que deben planificarse y controlarse con un enfoque ágil para adaptarse a los cambios. Las empresas que compran soluciones SaaS aprovechan las actualizaciones si los empleados las incorporan a su trabajo. Planifica cómo rentabilizar tu inversión con cada nueva funcionalidad. 

La configuración debe adaptarse a tus necesidades. La configuración flexible es fantástica, pero puede originar incidencias y retos operativos si no es la adecuada para tu empresa. Como cualquier cambio puede tener un impacto significativo a largo plazo en los procesos, reflexiona sobre cada funcionalidad y decide si la nueva configuración te beneficia. 

Pide ayuda si es necesario. Si quieres centrarte en lo importante, puedes asumir el soporte continuo. Sin embargo, para conseguir un modelo operativo tan sostenible como óptimo, tus empleados deben tener nuevas capacidades. Si optas por la externalización, el proveedor de servicios se encarga de varias cuestiones esenciales: 

Te ayuda con el modelo de negocio. Un modelo de negocio sólido es fundamental para conseguir el proyecto. Además, será un criterio clave para medir los resultados. ¿Tienes en cuenta factores como el impacto de la mala gestión del cambio, los gastos de formación y las herramientas de soporte? Es primordial que todo el personal cuente con las capacidades adecuadas para adaptarse a la transformación. Un buen proveedor de servicios cuenta con herramientas y procesos para ayudarte con la parte financiera. De este modo, no se te olvidará nada y pedirás el presupuesto necesario. 

Fortalece la gestión del cambio. Adapta el soporte de gestión, lo que te permite hacer cambios estructurales y conseguir más flexibilidad. Los empleados con experiencia directa en el proceso son muy valiosos: pueden resolver incidencias y establecer una comunicación fluida con el resto de la plantilla durante la transformación. Según una encuesta reciente, «las organizaciones que invierten en la gestión del cambio reducen el coste total de la tecnología de Recursos Humanos por empleado. Las empresas que tienen una cultura de gestión del cambio gastan un 57 % menos en esa tecnología que las que nunca lo llevan a cabo».1 

Resuelve las incidencias diarias para optimizar el servicio. Los principales proveedores de servicios tienen los mejores profesionales formados del mundo. Se centran en ofrecer una gran calidad, están siempre al día y usan herramientas punteras. Gestionan las incidencias del día a día en el servicio con procesos probados para que puedas tomar decisiones más informadas y sacar el máximo partido del talento de tu empresa. Ofrecen soporte de SAP SuccessFactors de forma flexible y te permiten simplificar procesos, como la selección de personal y colaboradores externos. Así puedes adaptar tu modelo operativo a los cambios en la empresa. Además, si tienes empleados con potencial, te ayudan a formarlos para el futuro mientras cubren tus necesidades actuales. 

Utiliza procesos y herramientas para agilizar el ROI. Dominas los procesos de tu empresa, que, hasta ahora, han cumplido su función. Sin embargo, ¿sabes cómo rentabilizar SAP en Recursos Humanos? El proveedor de servicios se sirve de experiencias reales de sus clientes para optimizar procesos iguales o similares. Te recomienda el enfoque de gestión del cambio más adecuado para tu empresa, de modo que aproveches las funcionalidades de SAP SuccessFactors con una interrupción mínima de la actividad. 

Tiene las personas, las herramientas y los procesos apropiados para minimizar el riesgo. La migración a una solución SaaS te permite hacer mejoras en tu modelo operativo. El mejor proveedor de servicios pone a tu disposición el capital humano más valioso y experto para compartir las prácticas recomendadas. Te beneficias de su experiencia con múltiples clientes. Ofrece soporte de gestión para la oficina de respaldo, lo que es muy útil para corregir errores y datos. También hace la transición más fluida y forma a tu equipo en las áreas clave. 

 

Aspectos positivos y negativos 

   

Solución propia 

Proveedor de servicios   

Modelo operativo en el futuro 
Procesos operativos de Recursos Humanos (nómina, gestión de los ciclos de compensaciones, contratación de personal, etc.) 

+ Posible integración con otros procesos internos 

– Las métricas y las competencias de trabajo deben ser claras para que no haya un impacto negativo en los resultados 

+ Los contratos con el nivel de servicio y las tareas del proyecto permiten depurar responsabilidades 

+ Los datos cruzados de clientes generan 
eficiencias operativas y mejores prácticas en Recursos Humanos 

+ Las inversiones cruzadas de clientes permiten 
subsanar déficits tecnológicos 

– Los clientes deben cuidar la relación con el proveedor 

Modelo operativo en el futuro Gestión continua de los grupos de usuarios 

+ Opción para redistribuir los recursos tradicionales existentes 

– Es difícil atraer y retener el mejor talento 

– Las nuevas actualizaciones requieren nuevas curvas de aprendizaje, planificación y gestión 

+ Conjunto de recursos para redistribuir entre distintos clientes si es necesario 

+ Nivel alto de experiencia técnica 

+ Trayectoria profesional atractiva para incentivar y retener el talento 

+ Los datos cruzados de clientes generan eficiencias para todos 

Modelo de negocio 

+ Transparencia total en el coste 

+ La inversión inicial puede reducirse si se usan los recursos internos 

– Posibles errores y descuidos por falta de experiencia en la empresa 

+ Inversión compartida en infraestructura y herramientas 

+ Precios flexibles para los cambios en la empresa 

+ Ayuda con el modelo de negocio 
para evitar errores 

+ El coste suele ser menor que el de las soluciones propias 

Gestión de la transformación 

– Falta de experiencia para evitar 
errores típicos 

+ Experiencia con varias iniciativas de datos cruzados de clientes para evitar fallos habituales 

+ Plantillas y herramientas desarrolladas a lo largo del tiempo 

Soporte continuo a Recursos Humanos, responsables y empleados 

+ Adaptación cultural 

+ Conocimiento de las prácticas internas 

– Encargarse de las copias de seguridad supone un coste para la plantilla 

– La inversión en herramientas e infraestructura puede ser muy alta 

+ Recursos compartidos para optimizar la dotación de personal 

+ Métricas sofisticadas para mejorar las operaciones 

– El coste de un buen nivel de servicio no puede competir con una solución propia sin herramientas ni métricas 

 

¿Crear o comprar? Tienes varias opciones. 

Cambia todo el sistema 

Migra todo a la nube al mismo tiempo 

Entornos híbridos 

Cambia las soluciones de gestión de la plantilla o talento a la nube y mantén la nómina o el sistema básico de administración de RR. HH. en local 

En paralelo 

Ten en paralelo diversas soluciones en la nube/SaaS y en local para llevar múltiples sistemas de RR. HH. 

Miscelánea 

Crea una mezcla de soluciones externalizadas, alojadas, locales y SaaS para cambiarlas solo cuando sea necesario o finalicen los contratos 

Alojamiento/externalización 

Usa una solución con licencia, pero con alojamiento o externalización.

Los principales proveedores de servicios también cuentan con la tecnología más vanguardista, lo que incluye canales de móvil, chat y voz, además de un portal del usuario, para garantizar una integración fluida con múltiples funciones. El mercado indica que ahora la forma de interactuar con los empleados y la elección de herramientas y procesos dependen de los objetivos de la empresa. Sin embargo, no hay ningún enfoque predominante. 

Un buen proveedor de servicios incluirá todo en el contrato y se comprometerá a dar un nivel de servicio que garantice la continuidad de la actividad, con penalizaciones económicas si no es así. La lista de tareas del proyecto debe ser clara y exhaustiva para planificar la transformación y tener una hoja de ruta con tarifas fijas y responsabilidades específicas. De esta forma, puedes hacer promesas a tus empleados y cumplirlas. 

El proveedor de servicios debe tener una amplia experiencia para conocer el mercado y el sector. Te explica qué configuración es más apropiada para tu empresa y tanto el diseño como las pruebas de la solución son más uniformes y realistas. Su cartera de clientes le permite aprender de proyectos pasados y darte información clara y concisa sobre las distintas opciones, como un análisis coste-beneficio de cada configuración. 

Conclusión 

La migración a la nube con SAP SuccessFactors genera grandes beneficios a empresas de todos los tipos y tamaños. Para conseguir los mejores resultados en los próximos años, es esencial tener en cuenta que los empleados deben formarse para rentabilizar la solución y que los nuevos procesos conllevan riesgos. Elige un socio de confianza para ayudarte con la transformación del modelo operativo y lograr los objetivos de tu empresa. 

 

Notas 

  1. «Encuesta de sistemas de RR. HH. 2014-2015 de Sierra Cedar» (Sierra Cedar 2014–15 HR Systems Survey) 

  1. «Informe de sistemas de RR. HH. 2016-2017 de Sierra Cedar, 19.ª edición» (Sierra Cedar, 2016-17 HR Systems, 19th Edition) 

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