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Las claves para migrar el servicio de nómina a la nube

Las claves para migrar el servicio de nómina a la nube

En el último año, los equipos de RRHH han visto cómo sus retos se multiplicaban. Debido a las restricciones derivadas de la pandemia, gran parte de su trabajo ha salido de la oficina y el volumen de datos a gestionar – contabilidad, salarios, gestión del tiempo, organización, etc. - no ha disminuido. 

Para poder seguir trabajando independientemente de su ubicación, los profesionales necesitan una infraestructura IT sólida que les permita acceder a la información de forma remota. También en el caso de la gestión de las nóminas. En este sentido, es hora de adoptar nuevos enfoques y, aunque muchas empresas sigan siendo reticentes, una buena forma de hacerlo es transitar a la nube. 
 

¿Cuál es el punto de partida?

Tradicionalmente, la nómina se ha administrado utilizando soluciones específicas conectadas a los otros sistemas de gestión de personal y recursos humanos a través de interfaces. Es más, no son pocas las organizaciones que siguen empleando informes y hojas de cálculo para realizar esta función, sin recaer en las facilidades que puedan ofrecer los servicios en la nube.

El principal motivo es la seguridad, ya que los datos relacionados con la compensación de los empleados son especialmente sensibles, pero, además, muchos responsables de RRHH asumen que las soluciones cloud todavía no han alcanzado el nivel de madurez necesario para manejar un proceso tan complejo como la nómina.

“Algunas herramientas tradicionales, como las hojas de cálculo, dan una falsa sensación de control, al ser fáciles de utilizar y no requerir mayores conocimientos técnicos; sin embargo, son métodos de gestión altamente ineficientes, ya que necesitan de muchas horas de mantenimiento y tienden a convertirse en fuentes de error en el proceso de nóminas”, comenta Gianmatteo Masala, Consultor Senior en Alight.”

Las ventajas de la implementación en la nube

Es el momento de vencer estas reticencias. En el mercado ya disponemos de soluciones cloud que permiten unificar la gestión de la nómina abordando todas estas cuestiones. De esta manera:

 

  • Mantienen la funcionalidad y el historial, sin necesidad de equipo IT adicional ni de interrumpir las operaciones, transfiriendo directamente la gestión a la nube.
     
  • Agrupan todos los datos que necesita el departamento de RRHH en un único lugar.
     
  • Tanto el personal de RRHH como los empleados tienen acceso a la información a través de una interfaz de usuario única.
     
  • La información siempre está disponible y actualizada.
     
  • La función de RRHH gana en eficiencia, productividad y resiliencia.

 

Y, si traspasas la responsabilidad del mantenimiento y el servicio a tu proveedor cloud, liberarás a tu personal de RRHH para que pueda centrarse en tareas de mayor valor. Además, la mayoría de los proveedores también garantizan el cumplimiento de la GDPR y ofrecen planes flexibles que permiten añadir y quitar servicios en función de las necesidades.

Eso sí, si quieres lograr un nivel de aceptación alto, a la hora de transitar a la nube, debes optar por soluciones intuitivas y que ofrezcan ayuda automática en base a la situación. También mantener siempre protegidos los datos y ofrecer soporte y asesoramiento sobre la optimización de los procesos de nómina.

Asimismo, para garantizar el éxito, es fundamental que destines al proyecto los recursos necesarios para llevarlo a cabo, planifiques el cambio de forma integral y no te olvides de la capacitación de tu personal de RRHH a la hora de alinear las necesidades y hacer exitosa la implementación de servicios en la nube. “Escoger un partner que realmente entienda la magnitud de este cambio en todas sus facetas y te guíe en el proceso de transición es crucial para el éxito del proyecto”, añade Masala.

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