Cómo integrar la nómina al mover la gestión de RRHH a la nube

Esta es una pregunta que a menudo se hacen mis colegas e incluso yo mismo. Si bien es fácil de responder, no es tan fácil de ejecutar. ¿El motivo?, la gestión de nómina es compleja y cada vez más importante, especialmente cuando la gestión de RRHH se está moviendo a la nube.

En este blog se describen los cuatro pasos que debe seguir su negocio si desea resolver sus desafíos de nómina y estar seguro de que puede:

• Brindar servicios de nómina precisos y fiables y que cumplan con los requerimientos legales
• Contar con una rápida escalabilidad en función de sus necesidades de negocio
• Resolver los desafíos de integración de la nómina al mover a la nube su gestión de RRHH
• Obtener información sobre los costes de los empleados para ayudarle a optimizar el retorno de inversión de su fuerza laboral

Gestionar la complejidad de la nómina local y estandarizar los procesos de nómina para una fuerza laboral global no es fácil.

En consecuencia, cuando su organización se está moviendo a la nube, integrar y ejecutar soluciones de nómina siempre será un desafío, especialmente si desea ofrecer una experiencia de usuario adecuada a sus empleados.

Mover la gestión de los RRHH a la nube puede ser muy simple, entonces, ¿por qué la gestión de la nómina siempre es tan desafiante?

La nube es ideal para los RRHH

El modelo CLOUD es ideal para la prestación de servicios de RRHH. Tanto es así, que ha revolucionado el panorama del software de gestión de RRHH hasta límites insospechados. Los procesos y servicios necesarios ahora se prestan para ser entregados bajo el modelo BPSaaS, “Business Process as a Service”.

¿Por qué es tan difícil integrar la nómina?

Incluso con la infraestructura IT más sofisticada, la nómina es compleja. Cuantos más países opera una empresa, más compleja se vuelve. Hoy en día, nos encontramos con que es cada vez más frecuente que una empresa opere en varios países.

Algunos clientes con los que trabajamos tienen empleados en casi todos los países del mundo. Cuando comenzamos a trabajar con ellos, es probable que tengan tantos sistemas de nómina como ubicaciones en los distintos países. Si esto no fuera un desafío suficiente, nos encontramos con que rara vez hay una estructura de personal homogénea.

La nómina es incluso un desafío para los proveedores de software

Pese a poder decir que el modelo CLOUD está listo para los procesos de RRHH, no es necesariamente el caso para los servicios de nómina multi-país. Sí, hay muchos proveedores de software en la nube que desarrollan motores de nómina en un solo país, sin embargo, por nuestra propia experiencia, sabemos que esto puede llevar años hacerlo bien.

De nuevo, ¿por qué?

Los cambios en la legislación sobre nóminas y los convenios colectivos nunca se detienen. Siempre se realizan cambios en un país u otro. Además, si bien hay reglas para los cambios en algunos países, en otros, no hay un patrón establecido.

Esta no es una tarea fácil. No hay una forma sencilla de gestionar esto sin el conocimiento local en cada país. Es por esta razón que muchas empresas continúan utilizando sus motores de nómina locales existentes.

Cuando se trata de la nómina, garantizar que funcione correctamente es la prioridad número uno. Si no paga a sus empleados correctamente y a tiempo, las consecuencias para su negocio pueden ser graves.

El Índice de Complejidad de Nómina Global publicado por NGA explica en gran medida los desafíos de nómina a los que los distintos países se enfrentan comúnmente.

Construye tu modelo de nómina

¿Sabe qué modelo de prestación de servicios de nómina se adapta mejor a su organización? Antes de hacer nada, es vital que se analice esto.

Tenemos muchas herramientas que pueden ayudar a comprender los desafíos y diseñar las mejores soluciones como, por ejemplo:

• ¿Qué nivel de complejidad tiene la nómina en los países en los que opera?
• ¿Cuál es la madurez de tu entorno de nómina?

Aunque recomendamos comenzar con un enfoque estándar, por experiencia esto a veces no satisface las necesidades de una empresa. En estas circunstancias, podemos ayudar a crear un modelo único de prestación de servicios de nómina.

La nómina se debe acomodar al cambio

• Un negocio preparado para el futuro necesita una infraestructura de nómina capaz de soportar una fuerza laboral cada vez más dispar. Debe poder adaptarse al crecimiento del negocio en diversas áreas geográficas.
• Los equipos de administración también necesitan una infraestructura de nómina que brinde visibilidad a la eficiencia del negocio. Esto significa consolidar los datos y la mejor forma de hacerlo es mediante un modelo CLOUD.

Es por estas razones que estamos respondiendo a la pregunta “desafío de nómina” con tanta frecuencia. También es por eso por lo que tantas organizaciones buscan socios de confianza para trasladar sus procesos de nómina en varios países a la nube.

4 pasos básicos para una integración exitosa de la nómina

• La integración con la gestión de RRHH es esencial

  Ante todo, revise las posibilidades de integración disponibles. El HRIS adecuado podrá conectarse a sus motores de nómina. No todos los HRIS lo permitirán.

  En segundo lugar, diseñar y construir un marco sólido. La arquitectura tecnológica correcta es clave para el éxito de la integración de la nómina.

  Tomar el tiempo necesario durante la fase de implementación de cada país para garantizar que los datos locales se gestionen y almacenen correctamente.

• Preconfigurar para un éxito rápido

  Un conjunto preconfigurado de mejores prácticas, lo que nosotros en NGA HR llamamos FastTrack, ahorrará tiempo y costes. El modelo de implementación se puede seleccionar en función de los requisitos específicos de recursos humanos.

  No estamos hablando de plantillas. Pregúntele a su proveedor de software cómo se realiza la preconfiguración y cómo se suministran los cambios funcionales y legales a nivel global y local.

  Esto es particularmente relevante si se comparte un entorno con otros clientes, pero también aplica si tiene un entorno dedicado.

  Si, por ejemplo, son viables pequeños cambios en la denominación de los conceptos de nómina o en el diseño del recibo de salario u homogeneizar algunos de sus acuerdos de empresa, la implementación de una solución preconfigurada será aún más rápida.

• Flexible y a prueba de futuro

  Al buscar una solución de nómina, no analice solo la solución tecnológica. Analice qué más puede ofrecerle su partner.

  ¿Desea externalizar su nómina a medida que su negocio crece o la nómina se vuelve más compleja?

  ¿Busca un partner que pueda ejecutar sus procesos de nómina en la nube por usted y entregar a los empleados los procesos de RRHH bajo el modelo “BPaaS”?

  Es muy importante hacer estas preguntas; ¿su proveedor de software de nómina puede crecer y adaptarse al cambio con usted?; ¿externalizar su nómina es la mejor opción?

• Piense en global

  No permita que su socio de nómina limite su crecimiento. Elija uno que pueda procesar nóminas en todos los países en los que su empresa lo necesite.

  Busque una solución tecnológica que pueda ejecutar la nómina en todos los países en los que opere su empresa. Una solución de nómina global le ofrecerá posibilidades de informes globales y consolidación, todos accesibles a través de la nube.

  También le dará un único modelo de prestación de servicios, sin perder las especificidades locales que pueda necesitar por cada país.

  Además, las empresas que permiten conectar sus soluciones HRIS de recursos humanos en la nube a un motor de nómina sólido, tendrán éxito con la nómina en la nube.