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Flexibilität und Standardisierung: Schlüsselfaktoren für das neue Payroll-System von KLM

Über die KLM

  • Hauptsitz: Amsterdam, Niederlande
  • Gegründet: 1919
  • Mitarbeiter: 28,500

Die internationale Fluggesellschaft KLM ist ein Akteur in der hart umkämpften Luftfahrtindustrie. Das bedeutet: Effizienz hat bei KLM einen hohen Stellenwert. Alle Bereiche des Unternehmens müssen optimiert werden, einschließlich dem Personalwesen. 

Die Bezahlung der 28.500 Mitarbeiter ist für die Personalverwaltung des Unternehmens eine Herausforderung. Aufgrund der vielen im Unternehmen geltenden Bestimmungen zum Arbeitsentgelt ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine äußerst komplexe Angelegenheit. Seit dem Jahr 2000 arbeiten wir mit KLM zusammen. Diese langjährige Kundenbeziehung hat uns ein umfassendes Verständnis für die Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung von KLM beschert. 

Was war bzw. ist bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung von KLM besonders problematisch? 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist aufgrund der komplexen Bestimmungen im Unternehmen eine große Herausforderung für KLM. Das Unternehmen vergütet 28.500 Mitarbeiter (Boden- und Flugpersonal) über sein niederländisches Payroll-System. 

Viele Funktionen bei KLM werden von zahlreichen Gewerkschaften geschützt. Infolgedessen sind regelmäßige Gespräche mit jeder Gewerkschaft erforderlich, um die komplexen Regeln für Lohntarife zu erörtern. 

Diese Tarife gelten für alle Ebenen im gesamten Unternehmen. Besoldungsgruppen und Tarife unterscheiden sich nach Art der Tätigkeit, Standort und verschiedenen anderen Parametern. 

Außerdem müssen Vergütungen und andere Belohnungen häufig angepasst werden. Boni oder Ad-hoc-Vereinbarungen machen den ohnehin schon anspruchsvollen Payroll-Prozess noch komplizierter. 

Jan Kool, Payroll Manager bei KLM erläutert dazu: „Die üblichen Payroll-Lösungen können die äußerst komplexen und sich rasch ändernden Anforderungen von KLM an die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht erfüllen.” 

Unsere Leistungen für das Payroll-System von KLM 

Im Jahr 2000 entschied sich KLM für SAP On-Premise Payroll. Es sollte das vorhandene Payroll-System ersetzen. Damals bot SAP On-Premise Payroll die von KLM benötigte Standardisierung und Flexibilität. 

Zu diesem Zeitpunkt wurden wir beauftragt, die SAP Payroll-Plattform zu verwalten. Auf diese Weise konnte die Übernahme aller erforderlichen Änderungen sowie die Konformität der Lohn- Gehaltsabrechnung gewährleistet werden. 

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung von KLM erfolgt zentral vom Hauptsitz in Amsterdam aus. Wir stellen dem Unternehmen ein Team von Spezialisten, das sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmert. 

Darüber hinaus führen wir Folgenabschätzungen durch, bevor KLM über Vorschläge zu Löhnen und Gehältern oder Zusatzleistungen entscheidet, die von den Gewerkschaften kommen oder sich an sie richten. 

Diese Kalkulation prüft die unter einer Reihe von verschiedenen Umständen möglichen Kosten. KLM kann daraus vor den Gesprächen mit den Gewerkschaften ersehen, wie sich die Zustimmung zu neuen Bedingungen auswirken würde. 

Wir gewährleisten in Zusammenarbeit mit KLM, dass die Konfiguration der HCM-Lösung von SAP nach den Verhandlungen mit den Gewerkschaften schnell angepasst werden kann und das Payroll-System stets effizient und konform arbeitet. 

Die Integration unserer Berater in das KLM-Team ermöglicht eine optimale Flexibilität. KLM kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, anstatt sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmern zu müssen. 

Da wir bei Bedarf Spezialisten hinzuziehen, ist eine optimale Kontinuität und Flexibilität gewährleistet. Die Teams von KLM wie auch von Alight arbeiten agil, um zu gewährleisten, dass die gesamte Arbeit an den Erwartungen von KLM ausgerichtet ist. 

Resultate und Zukunft 

Wir werden das Lohnbuchhaltungsteam von KLM auch nach dem Abschluss der digitalen Transformation des Unternehmen weiter unterstützen. 

2018 führte KLM mit SAP SuccessFactors ein neues digitales, cloudbasiertes HR-Self-Service-Modell ein. KLM-Mitarbeiter können sich dort einloggen und bei Bedarf ihre persönlichen Daten ändern. Zusammen mit innovativer Chatbot-Technologie kann dieses Self-Service-Modell das Mitarbeitererlebnis erheblich verbessern. 

Bei KLM werden die Mitarbeiter weiterhin Priorität haben. So will das Unternehmen seinen Wettbewerbsvorteil in der Luftfahrtindustrie sichern. 

Was sagt KLM? 

“Alight hat unsere komplexen Probleme vollkommen verstanden. Das Team hat die Fähigkeiten und das Know-how, um konstruktive Lösungen für die Probleme zu bieten, die wir aufgrund unserer komplexen Lohn- und Gehaltsumgebung haben.

Unsere Lohn- und Gehaltsabrechnung muss regelmäßig angepasst werden. Die damit verbundenen Herausforderungen hat das Unternehmen mühelos gemeistert. Es musste Ausnahmen integrieren und neue Anforderungen umsetzen. Wir freuen uns auf die vielleicht nächsten 20 Jahre der Zusammenarbeit mit Alight.”

Jan Kool, Payroll Manager
KLM

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