Kunden-Erfolgsstory: Centrica

Reduzierung von Komplexität durch Umstieg auf Workday: Wie Alight Solutions seinem langjährigen Kunden Centrica half, die User Experience von Mitarbeitern zu optimieren und somit gesamtheitliche Optimierungen erzielte.

Reduzierung von Komplexität

Als sich Centrica, ein weltweit tätiges Energieversorgungsunternehmen mit Hauptsitz in Großbritannien, im Jahr 2006 an Alight Solutions wandte, suchte das Unternehmen nach Unterstützung bei einer globalen und umfassenden Transformation im HR-Bereich. Ursprünglich erbrachte Alight Solutions Personaldienstleistungen, darunter eine vollständige Verwaltung der Payroll Services für Centrica in UK. Im Jahr 2012 wurde myHR außer Betrieb genommen und durch HRonline ersetzt, das firmeneigene Self-Service-Frontend für SAP. Im Lauf des Jahres 2014 wurde der Umfang auf die Mitarbeiter in den USA und Kanada ausgeweitet, und Anfang 2015 SAP Payroll in Nordamerika eingeführt.

Zu diesem Zeitpunkt nutzte Centrica zwei getrennte Instanzen von SAP, eine in UK und eine in Nordamerika. Als das Unternehmen begann, seine Organisation zu globalisieren, wuchs im Führungsteam schnell die Unzufriedenheit über die isolierten HR-Systeme und die damit verbundenen Kosten. Daher entschloss sich Centrica, künftig Workday als zentrale HR-Plattform einzusetzen. Centrica und Alight Solutions führten gemeinsame Discovery Sessions durch, um die weltweite Standardisierung und Harmonisierung der Prozesse voranzutreiben.

Zeit für Veränderung – Anforderungen von Centrica

• Implementierung einer vollständig integrierten, mobilfähigen Personalverwaltungsplattform, bereitgestellt über schlanke Cloud-Technologie.
• Bestmögliche User Experience für Mitarbeiter durch Umstellung aller zugehörigen Personalprozesse auf einfache, standardisierte, globale Templates, um deutliche Effizienzsteigerungen im Unternehmen zu ermöglichen.
• Kostentransparenz und Senkung der tatsächlichen Dienstleistungskosten, nachdem die Supportkosten als zu hoch erachtet wurden.
• Verbesserung der Datenqualität, damit Mitarbeiter die verfügbaren Daten effizienter analysieren und nutzen können.
• Schnellere Einstellungsprozesse
• Überschaubare, integrierte Technologie- und Anbieterlandschaft
• Rund um die Uhr vernetzte und befähigte Mitarbeiter

Herausforderungen

Die vorhandenen HR- und Lohnabrechnungssysteme, -prozesse und -abläufe von Centrica waren äußerst komplex:

• 23 Systeme: 5 HR-, 7 Payroll- und 11 Zeiterfassungssysteme waren im Einsatz.
   
• 355 Vorlagen: Für Arbeitsverträge gab es 175 verschiedene Vorlagen, für Stellenangebote 180.
   
• Spärliche Nutzung von Self-Services: Nur 6 % aller HR-Anfragen in Nordamerika wurden per Self-Service eingereicht.
   
• 20.000 E-Mails pro Monat: Monatlich werden in UK und Nordamerika mehr als 20.000 E-Mails zu HR-Themen versendet.

• Erhebliche Umstrukturierungen nach der strategischen Umgestaltung bei Centrica brachten zusätzliche Komplexität in das Projekt.
   
• Centrica war für Alight Solutions die erste globale Implementierung von Workday und HR Services seit der Übernahme von Kloud im Jahr 2015.
   
• Die groß angelegte Einführung erforderte die Entwicklung von über 80 Integrationen, einschließlich der komplexen bidirektionalen Integration mit allen vorhandenen SAP-Payroll-Systemen in UK und Nordamerika.
   
• Alight Solutions musste eine strikte Projektsteuerung aufrechthalten, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Risikoanforderungen erfüllt wurden.
   
• Die Umsetzung eines “Big Bang“-Konzepts stellt immer ein potenzielles Risiko dar, und die Implementierung aller Softwaremodule von Workday am selben Tag im gesamten Unternehmen ließ keinerlei Spielraum für Fehler.

Erbrachte Dienstleistungen

• Anwendung der Standardmethodik von Alight Solutions, bei der frühere Erfahrungen mit Implementierungen und dem Betrieb bei anderen Unternehmen genutzt werden.
• Discovery Sessions zur endgültigen Definition der weltweiten Prozesse
• Change- und Testmanagement für Workday
• Vorbereitung von Arbeitsabläufen für das Delivery Team, das fortlaufend Änderungen vornimmt.
• 12-monatige „Big Bang“-Implementierung der globalen Workday-Funktionalität mit weiteren Planungsphasen für die Bereiche Payroll, Benefits und Learning.
• Konfiguration der Funktionalitäten für Human Capital Management (HCM), Benefits, Talentmanagement, Abwesenheit, Vergütung, Recruiting, Zeitwirtschaft, Exnenses, Integrationen, Datenkonvertierung und Reporting.
• Entwicklung und Bereitstellung von mehr als 80 bidirektionalen Integrationen in Workday.
• Von Workday entwickelte Schnittstelle zur Verknüpfung mit SAP Payroll-Systemen für die Lohnbuchhaltung in UK und Nordamerika.

Die Ergebnisse sprechen für sich

• 37.000 Mitarbeiter weltweit sowie 12.000 befristet Beschäftigte in sechs Ländern, darunter UK, USA, Kanada, Irland, Norwegen und Niederlande.
• Größte weltweite Transformation in der Geschichte von Centrica sowie das erste Centrica-System, das auf persönlichen Geräten verfügbar ist.
• Gestützt auf ein umfangreiches Veränderungsnetzwerk, leitete Alight Solutions mit Workday eine hoch effektive, innovative und zielgenaue Modernisierung ein, die für Aufmerksamkeit in einem wettbewerbsintensiven Markt sorgte.
• Erstmals hat Centrica einen einheitlichen Überblick über all seine fest angestellten und befristet Beschäftigten, was das Management dabei unterstützt, die Kosten besser unter Kontrolle zu halten.
• Die Mitarbeiter führen im Schnitt deutlich mehr HR-Transaktionen pro Tag durch, wobei die meisten über mobile Geräte auf das HR-System zugreifen.
• Erhebliche Kosteneinsparungen im Technologiebereich nach der Abschaffung von über 30  der für die Verwaltung der Centrica-Belegschaft verwendeten HR- und IT-Systeme.

Über Alight Solutions

Als führender Anbieter für Human Capital Management-Lösungen unterstützen wir unsere Kunden und deren Mitarbeiter dabei, die Komplexitäten von Gesundheit, Vermögen und HR zu bewältigen. Wir kombinieren datengesteuerte, verbraucherzentrierte Technologie mit persönlicher Betreuung zu einer herausragenden Customer Experience. Unsere engagierten Kolleginnen und Kollegen in 28 Niederlassungen tragen weltweit dazu bei, für 23 Millionen Menschen und weitere 11 Millionen Familienmitglieder Arbeit und Leben zu erleichtern, sowohl jetzt als auch in der Zukunft. Bei Alight definieren wir neu, wie Menschen und Unternehmen erfolgreich sein können.