Checkliste: HR und Payroll bei Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen

Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen gibt es immer wieder. Doch wie bewältigen Sie diese aus Sicht der Bereiche HR und Payroll? Die folgende Checkliste enthält Anregungen für mögliche Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder Veräußerung.  

Checkliste: 10 Punkte, die Sie bei Fusionen, Übernahmen oder Veräußerungen beachten sollten 

• Richten Sie eine Arbeitsgruppe für das Change-Management ein. Idealerweise ist sie Teil einer unternehmensweiten Arbeitsgruppe. 
• Machen Sie sich frühzeitig Gedanken darüber, ob Ihr Unternehmen intern über die IT-Fähigkeiten verfügt, die für eine effektive Zusammenführung (oder bei Veräußerung Trennung) von unterschiedlichen Systemen nötig sind. Falls nicht, sollten Sie mit einem darauf spezialisierten Unternehmen zusammenarbeiten. 
• Finden Sie heraus, welche HR-Ressourcen bereits vorhanden sind. Schließen Sie eventuelle Lücken mit Beratern. Sie benötigen Personen, die ausschließlich dem Projekt zugeordnet sind. So ersparen Sie sich von Anfang an Zeit, Geld und Ärger. 
• Treffen Sie temporäre Dienstleistungsvereinbarungen mit Muttergesellschaften/Serviceanbietern. An dieser Stelle benötigen Sie zusätzliche Zeit, um Lücken zu schließen. 
• Prüfen Sie die aktuelle HR-Infrastruktur, inklusive der Plattformen und Systeme an allen Standorten. Möglicherweise gibt es an einigen Standorten moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), während an anderen die Personalverwaltung noch mit Tabellenkalkulationen erfolgt. 
• Bilden Sie länderspezifische HR-Prozesse ab. Berücksichtigen Sie Mitarbeiterverträge, Arbeitsbedingungen, gesetzliche Anforderungen usw., um die Prozesse effektiv zu verwalten. 
• Geben Sie der Lohn- und Gehaltsabrechnung Priorität. Reibungslos funktionierende Payroll-Systeme sind entscheidend für das Mitarbeiterengagement und die Compliance. 
• Die Mitarbeiter in der Personalverwaltung und der Lohnbuchhaltung sollten im Umgang mit den neuen Systemen gut geschult sein. 
• Legen Sie eine Change-Management-Strategie fest. Diese sollte eine effektive Mitarbeiterkommunikation, Schulungen und ein fortgesetztes Engagement im Anschluss daran beinhalten. 
• Schaffen Sie Agilität für die Zukunft. 

Was wir wissen 

Viele Unternehmen expandieren durch Fusionen und Übernahmen. Oder sie konzentrieren sich auf ihre Kerngeschäfte und veräußern deshalb Geschäftsbereiche, die dann zu eigenständigen Betrieben werden. Beide Vorgehensweisen sind mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden. Es gibt Stimmen, die sagen, eine Veräußerung sei die größere Herausforderung. 

Bei einer Veräußerung muss das dann eigenständige Unternehmen sehr schnell eine komplette HR- und Payroll-Infrastruktur finanzieren und aufbauen. Das ist keine einfache Aufgabe, die zu einer Zeit kommt, in der ohnehin schon viel mehr Druck auf dem Unternehmen lastet. 

Oftmals beauftragen Unternehmen damit einen externen Partner, der HR- und Payroll-Systeme entwickelt. Grundlage sind die Vorgaben der Trennungsvereinbarung. Diese beiden unterschiedlichen Entwicklungen sehen wir uns nun etwas genauer an. 

Erstes Szenario: Unternehmen mit komplexen HR- und Payroll-Infrastrukturen, die fusionieren oder übernommen werden sollen 

Diese Unternehmen erschließen oftmals neue Märkte, sie expandieren weltweit oder fusionieren, um dem verschärften Wettbewerb zu begegnen.  

In der Regel handelt es sich um gefestigte Unternehmen mit eigener Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, eigenen Datenteams sowie eigenen HR- und Payroll-Prozessen. Üblicherweise gibt es auf allen Seiten ein Widerstreben, das HR-Team oder die HR-Systeme aufzugeben. 

Die Dringlichkeit der Maßnahmen ist geringer als bei einer Veräußerung, da die Funktionalität für jedes Unternehmen erhalten bleibt. Allerdings können sich die Komplexität und mangelnde Transparenz gegenüber den Mitarbeitern negativ auf das Geschäft auswirken. 

Die Integration der Prozesse für diese fusionierten Unternehmen in einen einzigen standardisierten globalen Prozess kann relativ einfach sein. Vorausgesetzt, Sie haben den richtigen Partner.  

Mithilfe von Fast-Track-Implementierungsmethoden lassen sich schnelle Ergebnisse für Kunden erzielen. Diese Methoden kombinieren Best-Practice-Modelle mit vorkonfigurierten Vorlagen. Beides kann in weniger als drei Monaten einsatzbereit sein.

Daten aus einer Hand für Performance und Compliance 

Daten aus einer einzigen Datenquelle verschaffen Führungskräften einen bisher nicht möglichen Einblick in das Humankapital. Die gründliche Analyse dieser genauen Datenquelle kann für Unternehmen bei der Planung sehr hilfreich sein. 

Ohne die Vereinheitlichung von Prozessen und deren Integration in die Payroll- und Workforce-Systeme könnten Unternehmen nur schwer ihre Geschäftsziele erreichen und als integriertes Unternehmen agieren. 

Ein Beispiel: Ein globales Unternehmen stieß anfangs auf starken internen Widerstand gegen Veränderungen. Die fusionierten Unternehmen operierten noch unabhängig voneinander und wollten alle isolierten Geschäftsprozesse beibehalten. 

Der Personalleiter dieser Unternehmensgruppe war besorgt darüber, dass es in Zukunft eine höhere Fluktuation und Qualifikationslücken geben könnte, falls die Mitarbeiter kein volles Verständnis für die Veränderungen aufbringen würden. Dieser Mangel an Transparenz erhöhte das Risiko fehlender Compliance.  

Zur Lösung dieses Problems wurde ein Business-Case für eine agile Workforce und Compliance erstellt. Dieser Business-Case verdeutlichte die Vorteile der Integration mehrerer HR- und Payroll-Prozesse. Dazu gehörten nicht nur Skaleneffekte, sondern auch die Entwicklung einer einheitlichen Unternehmenskultur in der gesamten Gruppe. Auf diese Weise konnten Best Practices ausgetauscht und ein einheitlicher Ansatz implementiert werden. 

Die Hauptaufgabe nach einer Fusion oder Übernahme besteht für alle Unternehmen in der Zusammenführung der Personalprozesse. Diese Herausforderung ist gigantisch, höchst riskant und unausweichlich. Nur wenige Unternehmen verfügen intern über die dazu erforderlichen Kompetenzen. Daher greifen sie auf das Know-how und die Erfahrungen eines externen Partners zurück. 

Zweites Szenario: Unternehmen, die eine Trennung und einen Neuaufbau der HR- und Payroll-Infrastruktur benötigen 

Veräußerungen sind die Kehrseite von Fusionen und Übernahmen. Sie geschehen immer häufiger, da Unternehmen zunehmend Geschäftsbereiche verkaufen, um sich auf das Wachstum Ihres Kerngeschäfts zu konzentrieren. Die Trennung von HR- und Payroll-Prozessen ist weitaus anspruchsvoller als eine Standardisierung. 

Ist eine Entscheidung für einen Verkauf erst einmal getroffen, entstehen komplizierte Personalprobleme, da alles sehr schnell gehen muss.  

Auf eigenen Beinen stehen 

Fusionen und Übernahmen können als positive Vernunftehe verstanden werden. Veräußerungen hingegen sind anfechtbar.  

Nach der plötzlichen Trennung von der Muttergesellschaft stehen die einst verfügbaren Ressourcen, Einrichtungen und Budgets in geringerem Maße zur Verfügung. Für die Trennung von Systemen und Vermögenswerten, einschließlich HR und Payroll, werden strenge Zeitvorgaben festgelegt. Personaldaten müssen separiert und kritische Talente müssen ersetzt werden. Dies kann den kompletten Neuaufbau von Geschäftsfunktionen zur Folge haben. Wie ist das ohne die vorhandenen Systeme möglich? 

Was kurzfristig weh tut, funktioniert langfristig gut 

Im ersten Schritt ist festzulegen, was zum Erreichen der Gesamtziele der Trennung realisiert werden muss.  

Niemand gibt gerne etwas auf, das funktioniert und womit er vertraut ist. Doch durch den abrupten Ausstieg aus einer veralteten HR- und Payroll-Infrastruktur umgehen Sie die Notwendigkeit eines Business-Case zur Modernisierung der Personalverwaltung.  

Die Lösung ist eine agile, integrierte HR-Infrastruktur mit hohem Wachstumspotenzial. Sie muss zukunftsfähig und extrem sicher sein und neue Mitarbeiter, Standorte oder Unternehmen einfach einbinden können. 

Anstelle Ihrer älteren Systeme verfügen Sie dann über ein äußerst intelligentes, modernes System und eine Architektur, die darauf ausgelegt ist, mit dem Unternehmen zu wachsen und zu expandieren.  

Viele Unternehmen entscheiden sich für integrierte HR-, Payroll- und Service-Center-Prozesse, die „as-a-Service” bereitgestellt werden. Eine geeignete, vorkonfigurierte HR-Infrastruktur in der Cloud kann innerhalb von nur 12 Wochen und zu einem Drittel der Kosten einer maßgeschneiderten Konzeption und Ausführung für andere Geschäftsformen realisiert werden. 

Ein Großteil der Arbeit besteht bei „Ausgliederungen” darin, ein komplett neues HR- und Payroll-System einzurichten und interne Teams zu schulen. Wie bei Greenfield-Projekten kann dies mithilfe einer globalen HR-Plattform in der Cloud, inklusive flexibler Servicemodelle, sehr rasch erfolgen. 

Nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, wenn Sie über Ihre Herausforderungen an Ihre HR- und Payroll-Systeme sprechen möchten oder sich in einer Fusion, Übernahme oder Veräußerung befinden.