10 Anforderungen an Automation-Partner für Finanzen und HR
In unserer Alight On-Folge „Cloud-Transformation in schwierigen Zeiten des Wandels” geht es darum, wie Personallücken während der Corona-Pandemie zu einer tiefgreifenden Beschleunigung der Automatisierung am Arbeitsplatz führen können. Alight nennt Ihnen die 10 wichtigsten Anforderungen an Automation-Partner, auf die Ihr Unternehmen achten sollte, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
Die Zahl der konkurrierenden Automation-Partner und Berater für Automatisierungstechnologie um Ihr Geschäft ist groß. Automatisierungstechnologie, von der Robotic-Process-Automation (RPA) bis hin zur künstlichen Intelligenz (KI), ist nicht nur ein Hype, sondern wird Bestand haben und ist heute gefragter denn je, denn Unternehmen müssen für jede Veränderung oder Unterbrechung in ihrer Belegschaft gerüstet sein. Die Technologie ist ausgereift und ein wichtiges Tool in dem allgegenwärtigen Bestreben, schneller, kostengünstiger und besser zu sein.
Was ist bei einem Automation-Partner erforderlich? Wir haben einige Vorschläge für Unternehmen.
Schnell
Automation-Partner sollten die typischsten Herausforderungen von Unternehmen kennen. Sie sollten über Standard-Bots verfügen, die diese Probleme direkt lösen. Gut konzipierte Standard-Bots können schon innerhalb weniger Wochen implementiert werden.
Leicht
Automation-Partner können ihre Standard-RPA-Lösungen im Hintergrund implementieren. Sie sollten Ihrem Partner Zugriff auf das System sowie Ihre Daten und Dokumente gewähren und ihm tägliche Aufgaben übertragen, sodass Sie sich selbst nur wenig involvieren müssen. Die Implementierung eines Standard-Bots ist kein IT-Projekt, sondern muss lediglich abgearbeitet werden.
Erprobt
Wenn Ihr Automation-Partner Ihnen ein ausgereiftes Angebot unterbreitet, sollte er anhand Ihrer aktuellen Daten darlegen können, dass seine Lösungen funktionieren. Darüber hinaus sollte er diese Testergebnisse nutzen können, um gemeinsam mit Ihnen einen begründeten Business-Case zu erstellen, der Ihnen dabei hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Selbstfinanzierte
Partner lassen ihren Worten auch Taten folgen. Sie berechnen ihre Dienstleistungen so, dass Sie von Anfang an schwarze Zahlen schreiben können. Wenn Ihr Automation-Partner wirklich an seine Leistungen glaubt, sollte er bereit sein, sein Honorar variabel zu gestalten, und mit bestimmten Leistungskennzahlen zu verknüpfen.
Sicher
Sicherheit ist nicht verhandelbar. Bestehen Sie darauf, dass Ihr Automation-Partner Ihre Anforderungen an die Daten- und Dateifreigabe erfüllt. Lassen Sie ihn Nachweise dafür erbringen, dass er Sicherheitsprüfungen durch Dritte bestanden hat und alle Gesetze und Vorschriften einhält.
Skalierbar und anpassungsfähig
Wenn Sie ein typisches Unternehmen haben, dann unterliegen Sie kontinuierlichen Veränderungen. Sie erwerben, veräußern, reorganisieren und ändern Technologieplattformen. Ihre Automatisierungslösungen sollten Wachstum leicht absorbieren und sich mit minimalen Unterbrechungen an Veränderungen anpassen können.
Entwicklungsfähig
Bots sind nicht der Weisheit letzter Schluss. Eine Automatisierung ist nur so gut wie die ihr zugrundeliegenden End-to-End-Prozesse. Automatisierungslösungen sollten eine Fehlersuche enthalten. Sie sollten erklären können, wo und warum eine Automatisierung nicht möglich war. Dieses Prozess-Mining sollte als Basis für eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und einen stetigen Ausbau der Automatisierung genutzt werden.
Integriert
Automatisierungslösungen sollten nahtlos funktionieren. Werden Bots nicht vollständig in die zugrundeliegende Technologiearchitektur integriert, sind weiterhin manuelle Schritte erforderlich. Redundante Validierungsregeln oder andere Ineffizienzen sind dann weiterhin vorhanden. Sie sollten zwischen verschiedenen Integrationsmöglichkeiten wählen können, zum Beispiel API, Upload-Vorlage oder automatische Eingabe über die Benutzeroberfläche. Informieren Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten sowie die Vor- und Nachteile und besprechen Sie diese mit Ihrem Partner.
Vorausschauend
Am Anfang eines Automatisierungsprogramms stehen häufig geschäftliche, datengestützte Prozesse, für die es bewährte Automatisierungslösungen gibt. Diese Prozesse sind in der Regel im Backoffice angesiedelt. Viele der damit verbundenen Funktionen ähneln sich branchenübergreifend, zum Beispiel die Personalbeschaffung, das Onboarding, die Fakturierung und Zahlungsanwendungen. Automation-Partner, die über genügend Erfahrung verfügen, sollten einen Blick dafür haben, welche Prozesse in der Frühphase der Automatisierung am besten geeignet sind. Ihr Partner sollte Ihnen in kürzester Zeit einen Fahrplan für eine Automatisierung auf höchstem Niveau vorlegen können.
Erkenntnisreich
Eine Automatisierungslösung sollte es Ihnen nicht nur ermöglichen, schneller und kostengünstiger, sondern auch besser und erkenntnisreicher zu agieren. Natürlich sollten Ihre Lösungen einen Teil Ihrer Arbeit automatisieren. Sie sollten Ihnen aber ebenso vermitteln, wie Sie den Anteil der Automatisierung weiter erhöhen können. Ein guter Partner ist auch dazu da, Steuerungsprobleme zu erkennen und zu beheben, Abweichungen selbsterklärend darzulegen, Prognosen zu verbessern und Sie letztendlich unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Fragen Sie Ihren Partner, wie Sie mithilfe seiner Lösungen Ihr Unternehmenswissen vertiefen können.
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